Jeśli święto wypada w sobotę, zgodnie z Kodeksem pracy obniża ono wymiar czasu pracy, a Pracownikom należy zapewnić inny dzień wolny. HRnest uwzględni to automatycznie w nominale miesiąca, w którym przypada święto – po Twojej stronie pozostaje jedynie wskazanie dnia odbioru, odgórnie lub zgodnie z wyborem Pracowników.
W tym artykule omówimy najczęstsze sposoby organizacji odbioru dnia wolnego za święto przypadające w sobotę – wspólny termin dla całej firmy, różne terminy dla wybranych grup lub samodzielny wybór dnia przez Pracowników. Pokażemy też, jak przenieść obniżenie nominału, jeśli wolne jest odbierane w innym miesiącu niż wypadło święto.
Jesteś Pracownikiem i chcesz odebrać dzień wolny?
Zapytaj swój Dział kadr, jakie zasady obowiązują w Twojej organizacji. To pracodawca decyduje, czy dzień odbioru jest wyznaczany odgórnie, czy możesz wybrać go samodzielnie.
⭐ Dostępne opcje
W HRnest możesz zaplanować odbiór dnia wolnego za święto na dwa sposoby:
za pomocą wniosku Odbiór za święto,
przez oznaczenie wybranego dnia jako wolny w Kalendarzu dni wolnych.
To, którą opcję najlepiej wybrać, zależy głównie od tego, czy termin odbioru ma być taki sam dla wszystkich, różny dla poszczególnych grup, czy wybierany samodzielnie przez Pracowników.
WNIOSEK ODBIÓR ZA ŚWIĘTO |
Ta opcja sprawdzi się najlepiej, jeśli:
Wniosek daje tu najwięcej elastyczności – pozwala dopasować termin do potrzeb konkretnej osoby lub grupy. |
DZIEŃ WOLNY W KALENDARZU DNI WOLNYCH |
To dobre rozwiązanie, jeśli odgórnie ustalacie jeden wspólny termin odbioru dla wszystkich Pracowników.
Możesz wykorzystać je także wtedy, gdy różne grupy mają odebrać wolne w różnych dniach – pod warunkiem, że każda z nich korzysta z osobnego Kalendarza dni wolnych. |
💡 Korzystasz z Harmonogramów?
Jeśli wnioski są przeliczane na podstawie Harmonogramów, możesz ustawić dzień odbioru wolnego, po prostu nie planując w nim żadnych godzin wybranym Pracownikom. HRnest potraktuje ten dzień jako wolny i nie uwzględni go przy wyliczaniu ewentualnego wniosku urlopowego.
Jeśli odbiór przypada w innym miesiącu niż święto, pamiętaj o przeniesieniu obniżenia nominału – trzeba podnieść go w miesiącu święta i obniżyć w miesiącu odbioru. Dowiedz się więcej ➡️
1️⃣ Wspólny termin dla wszystkich Pracowników
Jeśli wszyscy Pracownicy mają odebrać wolne tego samego dnia, najprościej oznaczyć wybraną datę w Kalendarzu dni wolnych.
Krok 1: Otwórz Kalendarz dni wolnych
Otwórz Kalendarz dni wolnych, z którego korzystają Pracownicy. Znajdziesz go w zakładce Konfiguracja → Kalendarz dni wolnych.
Krok 2: Oznacz wybrany dzień jako wolny
Wybierz dzień, w którym cała firma ma odebrać wolne.
Oznacz go jako:
dzień wolny (na szaro) – jeśli odbiór przypada w tym samym miesiącu co święto,
święto (na czerwono) – jeśli odbiór przypada w innym miesiącu.
To ważne przy ustawianiu dnia w Kalendarzu
Sposób oznaczenia dnia zależy od tego, w którym miesiącu Pracownicy odbierają wolne. Jeśli wolne jest odbierane w tym samym miesiącu co święto, oznacz wybraną datę jako dzień wolny. Jeśli wolne jest odbierane w innym miesiącu (np. we wrześniu), oznacz dzień odbioru jako święto, a następnie podnieś nominał w miesiącu, w którym przypadało święto (np. w sierpniu).
Wybrany dzień zostanie potraktowany jako wolny dla wszystkich Pracowników przypisanych do tego Kalendarza. Jeśli w jego zakresie zostanie wystawiony wniosek urlopowy, dzień odbioru nie pomniejszy limitu urlopu.
Dobrą praktyką jest dodanie komentarza do dnia wolnego, np. „Odbiór dnia wolnego za święto przypadające w sobotę”. Dzięki temu od razu będzie wiadomo, skąd wynika dodatkowy dzień wolny.
Pamiętaj, aby kliknąć przycisk Przelicz w prawym górnym rogu ekranu, aby system zaktualizował istniejące wnioski o nieobecność, które zawierają już ten dzień.
💡 Wolisz skorzystać z wniosku?
Zamiast zmieniać Kalendarz możesz również masowo wystawić wszystkim Pracownikom wniosek Odbiór za święto na tę samą datę. To dobry wybór, jeśli zależy Ci, aby odbiór był osobno oznaczony w Ewidencji czasu pracy. Nie musisz wtedy dodatkowo oznaczać dnia wolnego w Kalendarzu.
Krok 3: Zaktualizuj nominał 
Jeśli wolne odbieracie w innym miesiącu, trzeba jeszcze skorygować nominał w miesiącu, w którym wypadło święto.
Otwórz Kalendarz dni wolnych i zmień oznaczenie dnia świątecznego ze święta na dzień wolny. W ten sposób:
dzień nadal będzie oznaczony jako wolny,
nie będzie już obniżał nominału,
HRnest automatycznie przywróci wcześniej odjęte godziny.
Wszyscy odbierają wolne przez wniosek?
Jeśli wniosek Odbiór za święto został wystawiony wszystkim Pracownikom na dzień w innym miesiącu niż święto, trzeba jeszcze obniżyć nominał w miesiącu odbioru. Możesz zrobić to indywidualnie w Ewidencji lub skorzystać z tej instrukcji.
2️⃣ Kilka terminów dla różnych grup Pracowników
Jeśli w Twojej organizacji wyznaczono kilka terminów odbioru wolnego, możesz przypisać każdej grupie właściwy dzień, np.:
dział Sprzedaży – 14 sierpnia
dział Marketingu – 28 sierpnia
Najwygodniej zrobić to za pomocą wniosku Odbiór za święto. Możesz wystawić wnioski masowo dla wszystkich grup od razu albo udostępnić wystawianie wniosku Pracownikom, aby mogli wystawić je samodzielnie.
Krok 1: Wystaw wnioski masowo
Przejdź do Konfiguracja → Akcje masowe → Dodawanie zbiorcze i pobierz szablon do masowego wgrywania wniosków. Uzupełnij w nim odpowiedni rodzaj wniosku oraz termin odbioru dla każdego Pracownika, a następnie wgraj gotowy plik do systemu.
💡 Potrzebujesz więcej szczegółów?
Zobacz instrukcję, jak masowo wystawić wnioski ➡️
Krok 2: Zaktualizuj nominał
Ten krok wykonaj tylko wtedy, gdy dzień wolny za święto odbieracie w innym miesiącu niż miesiąc, w którym wypadło święto.
Właściwy dzień odbioru Pracownik wskaże we wniosku. Żeby nominał został obniżony w odpowiednim miesiącu, trzeba jeszcze wprowadzić dwie zmiany w Kalendarzu dni wolnych:
W miesiącu święta zmień jego oznaczenie ze święta na dzień wolny.
W miesiącu odbioru oznacz jako święto dowolny dzień weekendowy.
Pierwsza zmiana przywróci nominał w miesiącu święta, a druga obniży go w miesiącu, w którym Pracownicy faktycznie odbierają wolne.
💡 Po co oznaczać weekend jako święto?
To wyłącznie techniczny sposób na obniżenie nominału w odpowiednim miesiącu. Weekend jest już dniem wolnym, dlatego takie oznaczenie zmieni wyłącznie nominał. Nie doda Pracownikom kolejnego dnia wolnego – właściwy termin odbioru będzie wynikał z wniosku.
3️⃣ Termin wybrany przez Pracownika
Jeśli w Twojej organizacji Pracownicy mogą samodzielnie wybrać dzień odbioru wolnego, udostępnij im wniosek Odbiór za święto. Każda osoba będzie mogła wystawić go na dogodny termin, zgodnie z zasadami ustalonymi w firmie.
Jeśli wolne jest odbierane w tym samym miesiącu co święto, nie musisz robić nic więcej. Przy odbiorze w innym miesiącu trzeba dodatkowo zaktualizować nominał.
Krok 1: Udostępnij wniosek Odbiór za święto Pracownikom
Przejdź do Konfiguracja → Nieobecności → Rodzaje wniosków.
Jeśli wniosek Odbiór za święto jest już widoczny na liście, sprawdź, czy nie ma zaznaczonej opcji Dostępny tylko dla Działu kadr. Po jej wyłączeniu Pracownicy będą mogli samodzielnie wystawiać ten wniosek.
Szczegóły konfiguracji wniosku znajdziesz w oknie Edycji:
Jeśli nie widzisz go na liście, dodaj go za pomocą ikony [+].
Krok 2: Zaktualizuj nominał
Ten krok wykonaj tylko wtedy, gdy dzień wolny jest odbierany w innym miesiącu niż ten, w którym wypadło święto.
Jeśli Pracownicy odbierają wolne w różnych terminach za pomocą wniosku Odbiór za święto, trzeba jeszcze wprowadzić dwie zmiany w Kalendarzu dni wolnych:
W miesiącu święta zmień jego oznaczenie ze święta na dzień wolny.
W miesiącu odbioru oznacz jako święto dowolny dzień weekendowy.
Pierwsza zmiana przywróci nominał w miesiącu święta, a druga obniży go w miesiącu, w którym Pracownicy faktycznie odbierają wolne.
💡 Po co oznaczać weekend jako święto?
To wyłącznie techniczny sposób na obniżenie nominału w odpowiednim miesiącu. Weekend jest już dniem wolnym, dlatego takie oznaczenie zmieni wyłącznie nominał. Nie doda Pracownikom kolejnego dnia wolnego – właściwy termin odbioru będzie wynikał z wniosku.
Pamiętaj, że zmiany w Kalendarzu dotyczą wszystkich Pracowników, którzy są do niego przypisani. Jeśli część osób odbiera wolne w miesiącu święta, a część w innym miesiącu, nominał najlepiej skorygować indywidualnie – bezpośrednio w Ewidencji czasu pracy każdego z tych Pracowników. Możesz też przesłać nam ich listę, a pomożemy Ci wprowadzić odpowiednie zmiany.
⭐ Zmiana nominału
Zmiana nominału zależy od dwóch rzeczy: w którym miesiącu Pracownicy odbierają wolne oraz czy korzystasz z wniosku Odbiór za święto, czy z Kalendarza dni wolnych. W tabeli szybko sprawdzisz, kiedy HRnest zrobi wszystko automatycznie, a kiedy potrzebna będzie dodatkowa zmiana.
Jeśli wolne jest odbierane w tym samym miesiącu, w którym wypadło święto, HRnest uwzględni wszystko automatycznie. Dodatkowa zmiana będzie potrzebna dopiero wtedy, gdy odbiór przypada w innym miesiącu. Wybierz poniżej swój scenariusz, aby przejść do właściwej instrukcji.
| ZA POMOCĄ WNIOSKU ODBIÓR ZA ŚWIĘTO |
w tym samym miesiącu, co święto | Nie musisz zmieniać nominału. HRnest automatycznie uwzględnił tę sytuację. |
w innym miesiącu | Musisz podnieść nominał w miesiącu święta i obniżyć go w miesiącu odbioru: |
| W KALENDARZU DNI WOLNYCH |
w tym samym miesiącu, co święto | Nie musisz zmieniać nominału. HRnest automatycznie uwzględnił tę sytuację. |
w innym miesiącu | Nominał w miesiącu odbioru obniży się automatycznie w momencie, kiedy oznaczysz ten dzień jako święto w Kalendarzu dni wolnych. Musisz jeszcze podnieść nominał w miesiącu święta: |
Jeśli część osób odbiera wolne w miesiącu święta, a część w innym miesiącu, nominał najlepiej skorygować indywidualnie – bezpośrednio w Ewidencji czasu pracy każdego z tych Pracowników. Możesz też przesłać nam ich listę, a pomożemy Ci wprowadzić odpowiednie zmiany.
❓ FAQ
Zebraliśmy tu najczęstsze pytania, które pojawiają się przy ustawianiu odbioru dnia wolnego za święto w sobotę. Sprawdzisz, co dzieje się z nominałem, kiedy lepiej skorzystać z wniosku lub Kalendarza oraz jak system zachowa się przy urlopie i innych nieobecnościach.
🧮 Przeliczanie nominału
Czy HRnest automatycznie obniża nominał za święto przypadające w sobotę?
Czy HRnest automatycznie obniża nominał za święto przypadające w sobotę?
Tak. HRnest automatycznie obniża nominał w miesiącu, w którym święto ustawowo wolne od pracy przypada w sobotę. Nie musisz więc ręcznie pomniejszać nominału. Wystarczy wskazać w systemie, kiedy Pracownicy odbiorą wolne.
Czy muszę zmieniać nominał, jeśli wolne jest odbierane w innym miesiącu?
Czy muszę zmieniać nominał, jeśli wolne jest odbierane w innym miesiącu?
Tak. HRnest domyślnie obniża nominał w miesiącu, w którym wypada święto. Jeśli wolne będzie odbierane w innym miesiącu, musisz przenieść to obniżenie:
podnieść nominał w miesiącu, w którym wypadło święto,
obniżyć go w miesiącu, w którym Pracownicy faktycznie odbiorą wolne.
Przykładowo: jeśli święto wypada w sierpniu, a wolne jest odbierane we wrześniu, nominał należy podnieść w sierpniu i obniżyć we wrześniu.
Czy mogę zmienić nominał dla wielu Pracowników jednocześnie?
Czy mogę zmienić nominał dla wielu Pracowników jednocześnie?
Tak. Możesz zrobić to przez Kalendarz dni wolnych – zmiana obejmie wszystkich Pracowników przypisanych do danego Kalendarza.
Jeśli wybrany dzień oznaczysz jako:
dzień wolny – HRnest nie obniży z jego powodu nominału,
święto – HRnest automatycznie obniży nominał w tym miesiącu.
Jeśli zmiana ma dotyczyć tylko części Pracowników, możesz przypisać ich do osobnego Kalendarza dni wolnych albo zmienić nominał indywidualnie w Ewidencji czasu pracy.
📅 Wybór terminu odbioru
Co wybrać: wniosek czy dzień wolny w Kalendarzu?
Co wybrać: wniosek czy dzień wolny w Kalendarzu?
Jeśli wszyscy Pracownicy mają odebrać wolne tego samego dnia, najprościej oznaczyć ten termin w Kalendarzu dni wolnych. Możesz też skorzystać z wniosku Odbiór za święto i wystawić go masowo dla wszystkich.
Wniosek sprawdzi się lepiej niż Kalendarz, gdy:
Pracownicy mają samodzielnie wybierać dzień odbioru,
różne osoby lub grupy odbierają wolne w różnych terminach,
nie chcesz tworzyć osobnych Kalendarzy dni wolnych dla poszczególnych grup.
Czy dzień wolny musi zostać odebrany w tym samym miesiącu?
Czy dzień wolny musi zostać odebrany w tym samym miesiącu?
Nie. Wolne może zostać odebrane w innym miesiącu, pod warunkiem że termin mieści się w tym samym okresie rozliczeniowym, obowiązującym w Twojej organizacji.
Pamiętaj jednak, że przy odbiorze w innym miesiącu konieczne będzie przeniesienie obniżenia nominału pomiędzy miesiącami. Dowiedz się więcej ➡️
Czy Pracownik może sam wybrać dzień odbioru za święto?
Czy Pracownik może sam wybrać dzień odbioru za święto?
Tak. W takim przypadku najlepiej udostępnić Pracownikom wniosek Odbiór za święto. Każda osoba będzie mogła wystawić go na wybrany termin, zgodnie z zasadami obowiązującymi w Twojej organizacji.
Jak ustawić jeden wspólny dzień odbioru za święto dla całej firmy?
Jak ustawić jeden wspólny dzień odbioru za święto dla całej firmy?
Możesz zrobić to na dwa sposoby:
oznaczyć wybraną datę jako wolną w Kalendarzu dni wolnych przypisanym do Pracowników,
masowo wystawić wszystkim wniosek Odbiór za święto na ten sam dzień.
Jeśli cała firma korzysta z jednego Kalendarza i wszyscy odbierają wolne razem, pierwsza opcja będzie zazwyczaj najprostsza. Sprawdź instrukcję ➡️
Pamiętaj, że przy odbiorze w innym miesiącu niż wypadło święto konieczne będzie przeniesienie obniżenia nominału pomiędzy miesiącami. Dowiedz się więcej ➡️
Jak ustawić kilka terminów dla różnych grup Pracowników?
Jak ustawić kilka terminów dla różnych grup Pracowników?
Możesz masowo wystawić wnioski Odbiór za święto. Wystarczy, że w szablonie do importu wniosków wskażesz odpowiednie daty dla odpowiednich Pracowników. To najczęściej wybierany sposób.
Drugą możliwością jest wykorzystanie osobnych Kalendarzy dni wolnych. Każda grupa musi wtedy korzystać z innego Kalendarza, w którym oznaczysz właściwy dla niej termin odbioru.
📝 Odbiór wolnego za pomocą wniosku
Nie widzę wniosku Odbiór za święto. Jak go dodać?
Nie widzę wniosku Odbiór za święto. Jak go dodać?
Wniosek Odbiór za święto możesz włączyć w swojej organizacji w zakładce Konfiguracja → Nieobecności → Rodzaje wniosków.
Czy mogę wystawić wniosek masowo dla wszystkich Pracowników?
Czy mogę wystawić wniosek masowo dla wszystkich Pracowników?
Tak. Możesz masowo wystawić wniosek Odbiór za święto dla całej grupy Pracowników, jeśli wszyscy odbierają wolne tego samego dnia lub w kilku różnych, ustalonych z góry terminach.
To dobra alternatywa dla oznaczenia dnia w Kalendarzu, zwłaszcza jeśli chcesz, aby odbiór był widoczny na kontach Pracowników jako osobny wniosek lub wyznaczyliście kilka terminów odbioru wolnego i nie chcesz tworzyć osobnych Kalendarzy.
Jak wystawić wnioski na różne terminy dla wybranych grup?
Jak wystawić wnioski na różne terminy dla wybranych grup?
Skorzystaj z masowego tworzenia wniosków Odbiór za święto. Przy każdym Pracowniku wpisz odpowiednie daty w kolumnie Data od oraz Data do, na przykład:
dla działu Sprzedaży – 14 sierpnia,
dla działu Marketingu – 28 sierpnia.
Dzięki temu każdy Pracownik otrzyma wniosek na właściwy dla niego termin, bez wpływu na pozostałych Pracowników.
Możesz też udostępnić wystawianie wniosków Odbiór za święto Pracownikom, aby zrobili to samodzielnie w wybranym przez siebie terminie.
Pamiętaj, że przy odbiorze w innym miesiącu niż wypadło święto konieczne będzie przeniesienie obniżenia nominału pomiędzy miesiącami. Dowiedz się więcej ➡️
🗓️ Odbiór wolnego w Kalendarzu dni wolnych
Czy mogę ustawić różne terminy odbioru wolnego w jednym kalendarzu?
Czy mogę ustawić różne terminy odbioru wolnego w jednym kalendarzu?
Możesz oznaczyć w jednym Kalendarzu kilka dni jako wolne, ale wszystkie te dni będą dotyczyły wszystkich Pracowników przypisanych do tego Kalendarza.
Jeśli różne grupy mają odebrać wolne w różnych terminach, potrzebujesz osobnych Kalendarzy dni wolnych dla każdej grupy Pracowników. Alternatywnie możesz skorzystać z wniosku Odbiór za święto – to najczęściej wybierany sposób w takich sytuacjach.
Kiedy oznaczyć dzień odbioru jako dzień wolny, a kiedy jako święto?
Kiedy oznaczyć dzień odbioru jako dzień wolny, a kiedy jako święto?
Jeśli wolne jest odbierane w tym samym miesiącu, w którym wypada święto, oznacz termin odbioru jako dzień wolny. HRnest już wcześniej uwzględnił święto w nominale, dlatego nie trzeba obniżać go ponownie.
Jeśli odbiór przypada w innym miesiącu, oznacz termin jako święto. Dzięki temu HRnest obniży nominał w miesiącu odbioru. Pamiętaj też o podniesieniu nominału w miesiącu, w którym święto faktycznie wypadło. Dowiedz się więcej ➡️
⚠️ Ta instrukcja dotyczy tylko Kalendarza dni wolnych
Jeśli dzień odbioru rejestrujesz za pomocą wniosku Odbiór za święto, nie musisz dodatkowo oznaczać go w Kalendarzu dni wolnych. Pamiętaj jedynie o zmianie nominału przy odbiorze w innym miesiącu niż święto.
Dlaczego dzień odbioru w innym miesiącu oznaczam jako święto?
Dlaczego dzień odbioru w innym miesiącu oznaczam jako święto?
Oznaczenie dnia w Kalendarzu dni wolnych jako święto obniża nominał Pracowników przypisanych do danego Kalendarza. Jest to potrzebne, gdy wolne jest odbierane w innym miesiącu niż ten, w którym HRnest automatycznie uwzględnił święto.
Choć wybrany dzień nie jest faktycznym świętem ustawowym, takie oznaczenie pozwala prawidłowo przenieść obniżenie nominału do miesiąca odbioru.
Możesz też dodać do tego dnia komentarz, np. „Odbiór dnia wolnego za święto przypadające w sobotę”, żeby od razu było wiadomo, z czego wynika to oznaczenie.
🔀 Dzień odbioru a inne nieobecności
Czy wniosek urlopowy trzeba rozdzielić, jeśli obejmuje dzień odbioru za święto?
Czy wniosek urlopowy trzeba rozdzielić, jeśli obejmuje dzień odbioru za święto?
To zależy od sposobu ustawienia odbioru.
Jeśli korzystasz z wniosku Odbiór za święto, Pracownik będzie musiał rozdzielić urlop, wystawiając osobne wnioski.
Przykładowo:
10–13 sierpnia – Urlop wypoczynkowy
14 sierpnia – Odbiór za święto
17–21 sierpnia – Urlop wypoczynkowy
Jeśli dzień odbioru został oznaczony jako wolny lub święto w Kalendarzu dni wolnych, wniosku urlopowego nie trzeba rozdzielać. Pracownik może wskazać cały zakres, a HRnest prawidłowo pominie dzień wolny.
Czy dzień odbioru za święto pomniejszy limit urlopu?
Czy dzień odbioru za święto pomniejszy limit urlopu?
Nie, jeśli został oznaczony w Kalendarzu dni wolnych jako dzień wolny lub święto. Pracownik może wtedy wystawić wniosek urlopowy obejmujący ten termin, ale HRnest nie odejmie dnia odbioru od jego limitu urlopowego.
💡Masz wątpliwości? Nie musisz zgadywać. 😊
Napisz nam, jak chcecie zorganizować odbiór wolnego za święto, a podpowiemy Ci, jak najlepiej ustawić to w HRnest.
💬 Napisz na czacie lub 📩 mailowo na pomoc@hrnest.pl