Jeśli kilka osób w firmie zajmuje się obsługą HRnest, nie musicie korzystać ze wspólnych danych do logowania. Główny administrator może utworzyć dodatkowe konta Działu Kadr dla pozostałych osób odpowiedzialnych za obsługę systemu.
W tej instrukcji pokażemy, jak dodać nowego administratora, uzupełnić jego dane, wysłać zaproszenie do logowania oraz dostosować ustawienia konta.
Dodatkowe konto utworzy tylko główny administrator
Dodatkowe konta Działu Kadr może tworzyć tylko główny administrator. Administratorzy korzystający z kont dodatkowych nie mają takiego uprawnienia.
🔄 Chcesz zmienić głównego administratora?
Sprawdź, jak przekazać główne konto Działu Kadr innej osobie ➡️
⭐ Główny a dodatkowy administrator – różnice
Główny administrator to najczęściej osoba, która utworzyła konto firmowe podczas rozpoczynania współpracy z HRnest. Zwykle jest to przedstawiciel Działu Kadr lub HR, ale głównym administratorem może być również inna osoba, np. z działu IT.
Ma dostęp do konfiguracji systemu oraz wszystkich kont użytkowników, w tym Pracowników, Przełożonych i dodatkowych administratorów.
Dodatkowi administratorzy również mogą wprowadzać zmiany w konfiguracji systemu oraz przeglądać i edytować dane Pracowników i Przełożonych.
Nie mogą jednak:
usuwać kont pracowniczych,
dodawać ani usuwać dodatkowych kont Działu Kadr.
Zarówno główny, jak i dodatkowi administratorzy mogą kontaktować się z naszym zespołem Customer Success w sprawach związanych z konfiguracją systemu, nowymi funkcjami czy zmianami w pakiecie. Mogą również podejmować decyzje dotyczące subskrypcji.
💡 Chcesz zastąpić obecnego administratora, zamiast dodawać nowego?
Możesz przekazać główne konto Działu Kadr innej osobie. Sposób postępowania zależy od tego, czy obecny główny administrator jest jeszcze dostępny. Sprawdź, jak przekazać główne konto Działu Kadr innej osobie ➡️
➕ Jak utworzyć konto dodatkowego administratora?
Dodatkowe konto administratora może utworzyć wyłącznie główny administrator. W kolejnych krokach pokażemy, jak dodać nowe konto, uzupełnić jego dane i wysłać zaproszenie do logowania.
Krok 1: Przejdź do listy dodatkowych administratorów
Zaloguj się na główne konto Działu Kadr, a następnie przejdź do zakładki Konfiguracja. Z sekcji Dane konta wybierz Dodatkowe konta administracyjne / HR.
❗ Nie widzisz zakładki Dodatkowe konta administracyjne / HR?
Jeśli nie widzisz tej opcji, najpewniej jesteś zalogowany na dodatkowe konto Działu Kadr. Poproś głównego administratora o dodanie kolejnych.
Krok 2: Dodaj nowego administratora
Kliknij ikonę plusa przy sekcji Lista dodatkowych kont.
Krok 3: Uzupełnij dane użytkownika
W formularzu wpisz dane osoby, która będzie korzystać z dodatkowego konta Działu Kadr:
Login – wpisz nazwę, której administrator będzie używać podczas logowania do HRnest. Login musi być unikalny i nie może być już przypisany do innego konta.
Nazwisko – podaj nazwisko nowego administratora.
Imię – wpisz imię osoby, dla której tworzysz konto.
Adres e-mail – podaj adres, na który użytkownik otrzyma wiadomości związane z kontem, m.in. link umożliwiający ustawienie hasła. Może to być ten sam adres e-mail, który jest przypisany do jego konta Pracownika.
Język użytkownika – wybierz język, w którym administrator będzie korzystać z systemu.
Po uzupełnieniu wszystkich wymaganych pól kliknij Dodaj. Nowe konto pojawi się na Liście dodatkowych kont.
💡 Administrator ma już konto Pracownika?
Nie musisz podawać innego adresu e-mail – konto Działu Kadr może być przypisane do tego samego adresu co jego konto Pracownika. Każde konto musi jednak mieć osobny login.
Krok 4: Wyślij zaproszenie
Na liście dodatkowych kont znajdź konto nowego administratora. Następnie kliknij trzy kropki w kolumnie Akcje i wybierz Wyślij zaproszenie.
Na adres e-mail podany podczas tworzenia konta zostanie wysłana wiadomość zawierająca login oraz link do ustawienia hasła. W zależności od ustawień organizacji użytkownik może zamiast linku otrzymać hasło tymczasowe.
Krok 5: Dostosuj ustawienia konta
Przejdź do edycji dodatkowego konta, aby zmienić dane użytkownika lub dostosować ustawienia konta.
W kolumnie Akcje kliknij trzy kropki, a następnie wybierz Edytuj:
Możesz zmienić login, imię, nazwisko, adres e-mail i język konta, a także skonfigurować:
Powiadomienia e-mailowe – włącz je, jeśli administrator ma otrzymywać wiadomości o zgłoszonych wnioskach i potrzebie ich akceptacji.
Załączniki iCal w powiadomieniach – ułatwiają dodawanie terminów z wiadomości do zewnętrznego kalendarza.
Weryfikację dwuetapową – zwiększa bezpieczeństwo konta, wymagając podczas logowania kodu wysłanego na przypisany adres e-mail.
Po wprowadzeniu zmian kliknij Zapisz.
💡 Chcesz włączyć powiadomienia, ale opcja jest wyszarzona?
Sprawdź, czy opcja Wysyłaj powiadomienia tylko do głównego konta Działu kadr jest wyłączona. Znajdziesz ją w zakładce Konfiguracja → Nieobecności → Powiadomienia.