Przejdź do głównej zawartości

Zarządzanie zasobami

Dowiedz się, czym są zasoby w HRnest, jak dodać nowy zasób do Magazynu, jak przypisać zasób do Pracownika, jak zarejestrować zwrot zasobu oraz gdzie sprawdzić historię zdarzeń.

Napisane przez Malwina Gregorczyk

Zasoby pomagają trzymać w jednym miejscu informacje o sprzęcie, wyposażeniu i innych rzeczach, które są wydawane Pracownikom – od laptopów i telefonów po klucze, dostępy, samochody czy licencje oprogramowania. 📦

W tym artykule przeprowadzimy Cię przez cały proces: pokażemy, jak utworzyć rodzaj zasobu, dodać konkretny zasób do Magazynu, przypisać go Pracownikowi, zarejestrować jego zwrot i sprawdzić, co działo się z nim wcześniej.

Dzięki temu w każdej chwili możesz sprawdzić nie tylko co macie na stanie, ale też kto aktualnie korzysta z danego zasobu i jaka jest jego historia.

⚠️ Jesteś Pracownikiem i chcesz sprawdzić swoje zasoby?

Ten artykuł pokazuje zarządzanie zasobami z perspektywy Działu kadr i osób z dodatkowymi uprawnieniami. Jeśli chcesz po prostu sprawdzić, jakie zasoby są obecnie przypisane do Ciebie albo potwierdzić ich odbiór, zajrzyj do osobnej instrukcji dla Pracownika ➡️

⭐ Czym są zasoby?

Zasoby to wszystkie rzeczy, sprzęty i dostępy, które należą do firmy i mogą być przekazywane Pracownikom – np. laptopy, telefony, samochody służbowe, klucze, karty dostępu czy licencje. 📦

W HRnest możesz zebrać je w jednym miejscu i na bieżąco sprawdzać co znajduje się na stanie, komu dany zasób został przypisany i co działo się z nim wcześniej.

Żeby łatwiej było utrzymać porządek, zasoby są pogrupowane według rodzajów zasobów. Przykładowo możesz utworzyć rodzaj Komputery, a następnie dodać do niego konkretne zasoby, np. Laptop Dell Latitude czy MacBook Air.

Każdy zasób ma swój własny „cykl życia” w systemie – możesz dodać go do Magazynu, udostępnić do przypisania, przekazać Pracownikowi, zarejestrować jego zwrot, zmienić jego status (np. na Uszkodzony lub W serwisie) i w razie potrzeby wrócić do historii wcześniejszych zdarzeń.

🔐 Kto ma dostęp do zasobów?

Typ konta

Co widzi?

Co może zrobić?

Dział kadr

Wszystkie zasoby, przypisania i historię zdarzeń

Dodawać, edytować i usuwać zasoby oraz ich rodzaje, przypisywać zasoby Pracownikom, edytować przypisania, rejestrować zwroty i przeglądać historię

Przełożony

Swoje zasoby oraz (zależnie od dostępów) zasoby podwładnych i innych wskazanych osób

Domyślnie przeglądać zasoby. Po nadaniu dodatkowych uprawnień może też przypisywać zasoby, edytować przypisania oraz dodawać nowe zasoby

Pracownik

Tylko zasoby przypisane do siebie

Przeglądać szczegóły swoich zasobów i potwierdzić ich odbiór (jeśli wymagane)

💡 Chcesz poszerzyć dostęp Przełożonego?
Nadaj mu dodatkowe uprawnienia w jego Profilu. Dzięki nim może m.in. przypisywać istniejące zasoby, edytować przypisania i dodawać nowe zasoby.

Dowiedz się, jak poszerzyć uprawnienia Przełożonego ➡️

📋 Jak dodać, przypisać i zwrócić zasób?

Zaczynasz od zera? Przejdź całą ścieżkę: Utwórz rodzaj → Dodaj zasób → Ustaw status → Przypisz (a potem opcjonalnie Zwróć).

Masz już część konfiguracji za sobą? Nie musisz przechodzić przez wszystkie pięć kroków. Rodzaje zasobów tworzysz tylko wtedy, gdy ich potrzebujesz, a konkretne zasoby dodajesz do Magazynu raz. Kiedy wszystko jest już przygotowane, Twoja codzienna praca będzie najczęściej sprowadzać się do przypisywania zasobów Pracownikom, rejestrowania ich zwrotów i zmiany statusu w przypadku usterek lub serwisowania.

1️⃣ Utwórz rodzaj zasobu

Aby zacząć tworzyć zasoby, najpierw utwórz ich rodzaje, które pozwolą Ci je odpowiednio uporządkować i skategoryzować.

Krok 1

Z menu bocznego wybierz Zasoby, a następnie przejdź do zakładki Rodzaje i kliknij na przycisk Dodaj rodzaj zasobu widoczny w prawym górnym rogu:

Krok 2

Uzupełnij nazwę rodzaju. Możesz również dodać do niego opis - nie jest on jednak obowiązkowy. Kliknij przycisk Dodaj.

Krok 3

Rodzaj zasobu jest dodany i widoczny na liście - teraz będzie możliwość dodania do niego konkretnych zasobów:

2️⃣ Dodaj zasób do Magazynu

Kiedy rodzaje są już gotowe, możesz uzupełnić Magazyn o konkretne zasoby, aby później móc przypisać je wybranym Pracownikom.

Krok 1

Z poziomu Zasobów, przejdź do zakładki Magazyn i kliknij na przycisk Dodaj zasób, widoczny w prawym górnym rogu:

Krok 2

Dodaj nazwę zasobu, oraz przypisz go do konkretnego rodzaju. Możesz też zadecydować, czy jest to zasób unikalny - wtedy konieczne będzie również nadanie mu dedykowanego identyfikatora.

W przypadku zasobów, które nie są unikalne, uzupełnienie pola o identyfikatorze jest nieobowiązkowe.

ℹ️ Zaznacz opcję Unikalny, jeśli identyfikator tego zasobu nie powinien pojawić się przy żadnym innym zasobie. Bez tej opcji identyfikatory mogą się powtarzać.

Z tego poziomu możesz również dodać załącznik do zasobu oraz opis.

Po odpowiednim uzupełnieniu danych, kliknij na przycisk Dodaj, aby dodać zasób, bądź Dodaj i ponów - jeśli od razu chcesz dodać więcej pozycji.
​

⚠️ Nowo dodany zasób będzie widoczny ze statusem Niedostępny - tego, jak zmienić status i go przypisać do pracownika, dowiesz się w kolejnych krokach instrukcji.

3️⃣ Ustaw status zasobu

Zanim przypiszesz zasób do Pracownika, zdecyduj, jaki status początkowy ma wybrany zasób: czy jest dostępny do przypisania, w serwisie, uszkodzony.

Krok 1

Z poziomu zakładki Magazyn będziesz mógł zweryfikować wszystkie dodane zasoby, ale również edytować je i zmienić ich rodzaj:

W systemie posiadamy kilka statusów, które możemy ustawić dla zasobu:

  • Niedostępny - zasób nie jest obecnie dostępny do przypisania pracownikowi. Jest to domyślny status nadawany po dodaniu zasobu do systemu.

  • Dostępny - zasób jest dostępny i może zostać przypisany do pracownika.

  • Uszkodzony - zasób jest uszkodzony i nie może być aktualnie użytkowany.

  • W serwisie - zasób został przekazany do serwisu i jest w trakcie naprawy lub konserwacji.

  • Wycofany - zasób został wycofany z użytkowania i nie będzie już wykorzystywany.

  • Przypisany - zasób został przypisany do pracownika na wybrany okres.

  • Przypisany bezterminowo - zasób został przypisany do pracownika bezterminowo.

❗Przypisać do Pracownika można wyłącznie zasoby o statusie Dostępny.

Krok 2

Status zasobu możemy zmienić pojedynczo dla każdego zasobu, bądź dla kilku jednocześnie - za pomocą zbiorczych akcji.

📚 Zmiana statusu dla pojedynczego zasobu

Aby zmienić pojedynczo status zasobu, przejdź do 3 kropek akcji i wybierz opcję Zmień status:
​

​
W tym miejscu będziesz mógł wybrać odpowiedni status dla zasobu oraz wskazać datę, od której on obowiązuje.

Jeśli chcesz go przypisać do pracownika, ustaw status jako Aktywny i zapisz.
​

📚 Zmiana statusu zbiorczo, dla wielu zasobów

Aby zmienić status dla wielu zasobów jednocześnie, zaznacz zasoby, którym chcesz zmienić status - a następnie wybierz datę od kiedy ma obowiązywać:

ℹ️ Obecnie zbiorcza zmiana statusów pozwala wyłącznie na zmianę statusu na Dostępny. Będziemy uzupełniać tę funkcję stopniowo o kolejne statusy.

4️⃣ Przypisz zasób

Przypisz zasób do Pracownika, aby wskazać, kto aktualnie z niego korzysta i do kiedy.

Krok 1

Przejdź do zakładki Przypisane z poziomu Zasobów i kliknij na przycisk Przypisz zasób dostępny w prawym górnym rogu:

Krok 2

Odpowiednio wypełnij formularz. Wybierz zasób oraz pracownika, któremu chcesz go ustawić. Uzupełnij daty od kiedy i do kiedy ma on być w posiadaniu pracownika - możesz też wybrać opcję bezterminowego wydania zasobu (wtedy data do nie będzie możliwa do wskazania).

❗Jeżeli nie widzisz w tym miejscu zasobu, który dodałeś, upewnij się, że jego status to Dostępny.

Możesz również uzupełnić pole z komentarzem, dodać załącznik oraz zadecydować, czy zasób będzie wymagać potwierdzenia odbioru. Jeśli tak - Pracownik otrzyma systemowe powiadomienie, które będzie musiał zatwierdzić.

Na koniec kliknij przycisk Dodaj aby zapisać zmiany:

Krok 3

Zasób zostanie od razu przypisany i będzie widoczny na liście. Czynność należy powtórzyć dla wszystkich zasobów, które chcemy przypisać pracownikom.

5️⃣ Zwróć zasób

Zarejestruj zwrot zasobu, gdy Pracownik przestanie z niego korzystać, aby ponownie był dostępny w Magazynie.

Krok 1

Z poziomu Zasobów, przejdź do zakładki Przypisane. Odnajdź zasób, który chcesz zwrócić, a następnie kliknij na 3 kropki akcji - z tego miejsca powinna być dostępna opcja dokonania zwrotu:

💡 Opcja nie jest dostępna? Upewnij się, że:

  • pracownik nie ma ustawionego zasobu jako bezterminowy - jeżeli tak, edytuj zasób i odznacz tę opcję. Umożliwi to wykonanie zwrotu.

  • nie zostało dodane żadne inne zdarzenie dla tego zasobu - zweryfikuj, czy z poziomu zakładki Zdarzenia nie występuje inne zdarzenie dla tego rodzaju zasobu. Jeżeli tak - usuń je, aby zwrot zasobu był możliwy.

Krok 2

Uzupełnij datę zwrotu. Jeśli sprzęt nie jest sprawny, możesz też zaznaczyć, że zasób jest uszkodzony - uniemożliwi to przypisanie go do innego Pracownika. Jeśli chcesz, możesz również dodać komentarz oraz załącznik.

Gdy uzupełnisz już wszystkie wymagane dane, kliknij przycisk Zwróć.

🕘 Gdzie sprawdzić, co działo się wcześniej z zasobem?

Każda ważniejsza operacja wykonana na zasobie zapisuje się w HRnest jako zdarzenie. Może to być np. przypisanie zasobu Pracownikowi, jego zwrot, zmiana statusu na Uszkodzony lub W serwisie, a także dodane inne zdarzenie.

Dzięki temu możesz później odtworzyć, co działo się z zasobami wcześniej.

Zdarzenia

Jeśli chcesz przejrzeć operacje dotyczące zasobów, przejdź do zakładki Zasoby → Zdarzenia.

Każde zdarzenie jest pokazane jako osobny wpis. Na liście możesz sprawdzić m.in. jakiego zasobu dotyczy, co się wydarzyło, kogo dotyczyło oraz kiedy dana operacja została zarejestrowana.

Z tego samego miejsca możesz również zweryfikować zdarzenia powiązane z jednym, wybranym zasobem. Aby to zrobić, skorzystaj z naszych filtrów. Gotową listę możesz eksportować również do Excela:

💡 Kiedy warto zajrzeć do Zdarzeń?

To miejsce przyda Ci się gdy:

  • chcesz sprawdzić, jakie operacje były wykonywane w ostatnim czasie,

  • robisz audyt zasobów i chcesz sprawdzić przypisania, zwroty lub zmiany statusów w konkretnym okresie (np. w bieżącym roku),

  • chcesz przefiltrować zdarzenia dotyczące wielu zasobów (bądź jednego konkretnego) według wybranego kryterium.

❓ FAQ

Masz problem z przypisaniem zasobu albo nie wiesz, którą opcję wybrać? Tutaj znajdziesz odpowiedzi na najczęstsze pytania dotyczące przypisywania zasobów Pracownikom.

Przypisywanie zasobów

Dodałem zasób, ale nie mogę go przypisać

Najpierw sprawdź jego status w Magazynie. Nowo dodany zasób może być jeszcze oznaczony jako Niedostępny.

Jeśli zasób jest gotowy do wydania, zmień jego status na Dostępny. Dopiero wtedy będzie można przypisać go Pracownikowi. To samo dotyczy zasobów oznaczonych jako Uszkodzony, W serwisie albo Wycofany – ich również nie da się przypisać. Zasób możesz wydać Pracownikowi tylko wtedy, kiedy jest Dostępny.

Czy mogę przypisać jeden zasób do kilku Pracowników?

Nie w tym samym czasie. Jedna konkretna sztuka zasobu może być przypisana tylko do jednej osoby.

Jeśli np. laptop przechodzi od jednego Pracownika do drugiego, najpierw zarejestruj jego zwrot, a dopiero potem przypisz go kolejnej osobie.

Czy mogę przypisać Pracownikowi kilka zasobów jednocześnie?

Możesz przypisać jednej osobie kilka różnych zasobów, np. laptop, telefon i kartę dostępu. Każdy z nich musi być jednak przypisany za pomocą osobnej akcji, pojedynczo.

Czy muszę podać datę, do kiedy Pracownik ma przypisany zasób?

Nie. Pole Przypisany do jest opcjonalne.

Warto je uzupełnić, jeśli już wiesz, do kiedy zasób ma pozostać u Pracownika, np. do końca projektu albo zastępstwa. Jeśli nie masz takiej informacji, możesz zostawić to pole puste.

Jeżeli zasób wydajesz bezterminowo, np. Pracownikowi zatrudnionemu na czas nieokreślony, zaznacz opcję Bezterminowo.

Jaka jest różnica między brakiem daty „Przypisany do” a opcją Bezterminowo?

Jeśli po prostu nie wpiszesz daty Przypisany do, oznacza to tylko, że na ten moment nie wskazujesz planowanej daty zakończenia przypisania.

Opcję Bezterminowo wybierz wtedy, gdy świadomie chcesz oznaczyć, że zasób został wydany bez określonego terminu zwrotu. System traktuje takie przypisanie jako bezterminowe i odpowiednio je oznacza.

Czyli w praktyce:

  • nie znam jeszcze daty zwrotu → możesz zostawić Przypisany do puste

  • zasób ma być wydany bezterminowo → zaznacz Bezterminowo

Potwierdzenie odbioru zasobu

Czy Pracownik otrzyma powiadomienie o konieczności potwierdzenia odbioru zasobu?

Tak – jeśli podczas przypisywania zasobu zaznaczysz, że wymaga on potwierdzenia odbioru, Pracownik otrzyma powiadomienie w HRnest oraz wiadomość e-mail z prośbą o potwierdzenie.

Powiadomienie w HRnest pozostaje aktywne do momentu, aż Pracownik potwierdzi odbiór albo zasób zostanie zwrócony.

Czy mogę sprawdzić, kiedy dokładnie Pracownik potwierdził odbiór?

Tak. W szczegółach w zakładce Zasoby → Przypisane zobaczysz aktualny stan potwierdzenia, a po potwierdzeniu również dokładną datę i godzinę odbioru:

Dzięki temu nie musisz bazować wyłącznie na informacji od Pracownika – potwierdzenie możesz zweryfikować bezpośrednio przy jego przypisaniu.

Czy Dział kadr może potwierdzić odbiór za Pracownika?

Nie. Potwierdzenie odbioru może wykonać wyłącznie osoba, do której zasób został przypisany.

Dział kadr i Przełożony mogą sprawdzić, czy potwierdzenie jest wymagane i czy Pracownik już je wykonał, ale nie mają możliwości potwierdzenia odbioru w jego imieniu.

Czy potwierdzenie odbioru można cofnąć?

Nie. Po potwierdzeniu odbioru przez Pracownika nie ma możliwości cofnięcia tej akcji w systemie.

Zwrot zasobu

Nie mogę zwrócić zasobu

Jeśli nie możesz zarejestrować zwrotu, sprawdź po kolei:

👉 Czy jesteś w zakładce Przypisane?
Zwrot wykonuje się z poziomu przypisanego zasobu, nie z Magazynu.

👉 Czy widzisz zasób na liście Przypisane?
Jeśli go tam nie ma, możliwe, że jego zwrot został już wcześniej zarejestrowany. Informacje o zakończonym przypisaniu znajdziesz w Wydarzeniach.

👉 Czy przypisanie jest bezterminowe?

Jeżeli tak, najpierw edytuj zasób i wyłącz opcję bezterminowego zasobu. Datę do możesz wskazać, bądź zostawić pustą - wtedy jego zwrot będzie możliwy.

Czy Pracownik może sam zgłosić zwrot zasobu?

Nie. Pracownik może wyłącznie przeglądać zasoby przypisane do siebie – nie ma możliwości samodzielnego zarejestrowania ich zwrotu w HRnest.

Gdy Pracownik faktycznie odda zasób, jego zwrot w systemie rejestruje Dział kadr lub inna osoba z odpowiednimi uprawnieniami.

Czy po zwrocie mogę od razu przypisać zasób innej osobie?

Tak – jeśli po zwrocie zasób jest nadal sprawny, wraca do Magazynu ze statusem Dostępny i możesz przypisać go kolejnej osobie.

Jeśli podczas rejestrowania zwrotu oznaczysz zasób jako Uszkodzony, nie będzie można od razu przypisać go innemu Pracownikowi.

Zarządzanie zasobami w Magazynie

Zasób został uszkodzony. Co teraz?

To zależy od tego, kiedy zauważysz uszkodzenie:

👉 Zasób jest nadal przypisany do Pracownika
Najpierw zarejestruj jego zwrot. Podczas zwrotu możesz oznaczyć zasób jako Uszkodzony – po zakończeniu przypisania otrzyma wtedy taki status w Magazynie. Możesz też dodać komentarz lub załącznik, np. dokumentację uszkodzenia.

👉 Zasób znajduje się już w Magazynie
Zmień jego status na Uszkodzony bezpośrednio w Magazynie. Dzięki temu nie będzie można przypisać go kolejnemu Pracownikowi. Jeśli później przekażesz sprzęt do naprawy, możesz zmienić jego status na W serwisie.

Czy mogę edytować dane zasobu po jego dodaniu?

Tak. Po dodaniu zasobu możesz zmienić m.in. jego nazwę, identyfikator, rodzaj, opis oraz załączniki, klikając na trzy kropki obok wybranego rekordu w zakładce Magazyn i wybierając opcję Edytuj.

Jeśli chcesz natomiast zmienić status zasobu, np. oznaczyć go jako Uszkodzony lub W serwisie, skorzystaj z osobnej akcji Zmień status w Magazynie. Statusu nie zmienia się podczas zwykłej edycji danych zasobu.

Czy mogę usunąć zasób z Magazynu?

Tak, ale tylko jeśli zasób został dopiero dodany i nadal ma status Niedostępny.

Jeśli zasób został już udostępniony, przypisany, zwrócony albo wykonano na nim inną operację zapisaną w Zdarzeniach, nie będzie można go usunąć. Dzięki temu historia wykorzystania zasobu pozostaje zachowana.

Jeśli zasób nie powinien być już używany, zamiast go usuwać możesz oznaczyć go jako Wycofany, zmieniając jego status w Magazynie.

Historia zasobu

Czy mogę sprawdzić, kto wcześniej korzystał z zasobu?

Tak. Aby sprawdzić historię przypisań konkretnego zasobu:

  1. Przejdź do Zasoby → Zdarzenia.

  2. Wyfiltruj odpowiedni zasób.

  3. Na liście zdarzeń zobaczysz wcześniejsze przypisania i zwroty zasobu.

W ten sposób sprawdzisz, komu zasób był wcześniej przypisany i jak wyglądał jego dalszy obieg.

Gdzie sprawdzę historię konkretnego zasobu?

Aby sprawdzić historię konkretnego zasobu:

  1. Przejdź do Zasoby → Zdarzenia.

  2. Wyfiltruj odpowiedni zasób.

Znajdziesz w ten sposób zdarzenia dotyczące tylko tej konkretnej sztuki, np. wcześniejsze przypisania, zwroty czy zmiany statusu.

Gdzie sprawdzę historię wielu zasobów?

Historię wielu zasobów możesz znaleźć w Zasoby → Zdarzenia.

W tym miejscu zobaczysz wszystkie zmiany dotyczące wszystkich zasobów jakie zostały dodane do systemu. Możesz zweryfikować aktualne przypisania, zwroty czy zmiany statusów.

Artykuły powiązane
Czy to odpowiedziało na twoje pytanie?