W HRnest możesz wskazać Zastępcę na dwa sposoby – w zależności od tego, czy Zastępca ma być jedynie osobą kontaktową na czas nieobecności albo otrzymać możliwość akceptowania wniosków w imieniu nieobecnego Przełożonego.
W tym artykule wyjaśniamy, czym różni się zastępstwo informacyjne, które wskazujesz bezpośrednio we wniosku o nieobecność, od zastępstwa funkcyjnego, które nadaje Zastępcy dodatkowe uprawnienia – i jak je ustawić.
⭐ Rodzaje zastępstw
Zastępstwo funkcyjne
Ustawiane w profilu nieobecnego Przełożonego. Daje Zastępcy możliwość akceptowania wniosków kierowanych do zastępowanego Przełożonego w określonym czasie.
Zastępstwo informacyjne
Wskazywane bezpośrednio we wniosku o nieobecność. Służy wyłącznie jako informacja o tym, kto zastępuje Przełożonego podczas jego nieobecności. Nie nadaje Zastępcy uprawnień do akceptowania wniosków.
ℹ️ Jako Zastępcę możesz wskazać innego Przełożonego lub Pracownika.
Dotyczy to zarówno zastępstwa informacyjnego, jak i funkcyjnego.
🧑🏫 Wyznaczenie Zastępcy funkcyjnego
Gdy Przełożony wybiera się na urlop lub wie, że przez jakiś czas nie będzie dostępny, może sam wskazać osobę, która przejmie akceptację wniosków podczas jego nieobecności.
Jeśli jednak nie ustawi zastępstwa na czas, nie zdąży tego zrobić albo z innego powodu nie może wyznaczyć Zastępcy, może zrobić to za niego Dział kadr.
Poniżej znajdziesz obie ścieżki – wybierz tę, która odpowiada Twojej sytuacji.
🟪 Z poziomu konta Działu kadr
Krok 1
Przejdź do zakładki Organizacja i otwórz profil nieobecnego Przełożonego, klikając jego imię i nazwisko.
Krok 2
W profilu Przełożonego najedź kursorem na zakładkę Uprawnienia, a następnie z rozwijanej listy wybierz Dla nieobecności.
Krok 3
W sekcji Zastępstwo dla nieobecności kliknij ikonę plusa i uzupełnij dane:
Zastępstwo – wybierz z listy osobę, która będzie pełniła funkcję Zastępcy,
Data od i Data do – wskaż okres, w którym zastępstwo ma obowiązywać.
Gotowe! W czasie wskazanej nieobecności Zastępca przejmie akceptację wniosków kierowanych do tego Przełożonego 🎉
⚠️ Zastępca funkcyjny zobaczy dodatkowe wnioski do akceptacji tylko na Stronie głównej.
Wnioski, które Zastępca będzie mógł zaakceptować w imieniu nieobecnego Przełożonego, znajdą się w sekcji Do akceptacji na Stronie głównej ⤵️
🟧 Z poziomu konta Przełożonego
Krok 1
Przejdź do zakładki Zastępstwo w menu po lewej stronie.
💡 Nie widzisz zakładki Zastępstwo?
Ta opcja jest dostępna tylko dla kont o typie Przełożony. Jeśli zarządzasz swoim zespołem, ale po zalogowaniu widzisz konto Pracownika, poproś Dział kadr o sprawdzenie ustawień Twojego profilu.
Krok 2
W sekcji Zastępstwo dla nieobecności kliknij ikonę plusa i uzupełnij dane:
Zastępstwo – wybierz z listy osobę, która będzie pełniła funkcję Zastępcy,
Data od i Data do – wskaż okres, w którym zastępstwo ma obowiązywać.
Gotowe! W czasie wskazanej nieobecności Zastępca przejmie akceptację wniosków kierowanych do Ciebie 🎉
⚠️ Zastępca funkcyjny zobaczy dodatkowe wnioski do akceptacji tylko na Stronie głównej.
Wnioski, które Zastępca będzie mógł zaakceptować w imieniu nieobecnego Przełożonego, znajdą się w sekcji Do akceptacji na Stronie głównej ⤵️
🧑🏫 Wyznaczenie Zastępcy informacyjnego
Zastępcę informacyjnego wskazujesz bezpośrednio podczas tworzenia wniosku o nieobecność. W zależności od konfiguracji systemu może być to pole opcjonalne albo wymagane.
Pamiętaj, że zastępstwo informacyjne nie przekazuje żadnych dodatkowych uprawnień. Zastępca wskazany w ten sposób nie będzie mógł akceptować wniosków w imieniu nieobecnego Przełożonego – system traktuje go wyłącznie jako osobę wskazaną do informacji.
Jeśli Zastępca ma przejąć akceptację wniosków, ustaw dla niego zastępstwo funkcyjne.
Aby wskazać Zastępcę informacyjnego, wybierz go z listy podczas tworzenia wniosku.
💡 Zastępca pojawi się też w sekcji Najbliższe 7 dni
Jeśli ta sekcja na Stronie głównej jest włączona w Twojej firmie, uprawnione osoby zobaczą tam informację o Twoim Zastępcy informacyjnym. Dzięki temu łatwiej trafią do właściwej osoby podczas Twojej nieobecności.
⚙️ Dodatkowe ustawienia
Dział kadr może dostosować sposób wskazywania Zastępcy w zakładce Konfiguracja → Nieobecności → Wnioski.
Poniższe ustawienia wpływają na to, czy wybór Zastępcy będzie wymagany, kogo będzie można wskazać oraz czy informacja o zastępstwie pojawi się na liście wniosków.
💡 Szukasz ustawień powiadomień? Sprawdź tę instrukcję ➡️
🔸 Włącz możliwość wyboru zastępstwa przy składaniu wniosku
Ta opcja decyduje o tym, czy Pracownik może samodzielnie wskazać Zastępcę informacyjnego podczas tworzenia wniosku o nieobecność.
Gdy ustawienie jest wyłączone, wybór Zastępcy nie jest dostępny dla Pracownika. Zastępcę może wskazać dopiero Przełożony na etapie akceptacji wniosku.
🔸 Wymuszaj wybór zastępstwa przy składaniu wniosku
Po włączeniu tej opcji Pracownik musi wskazać Zastępcę podczas składania wniosku o nieobecność. Bez uzupełnienia tego pola system nie pozwoli wysłać wniosku.
🔸 Wybór zastępcy jedynie spośród osób z działu
Ta opcja ogranicza listę dostępnych Zastępców informacyjnych do osób przypisanych do tego samego działu, co Pracownik składający wniosek.
❗ Ta opcja nie ma zastosowania dla zastępstwa funkcyjnego.
🔸 Pokaż osobę zastępującą na liście wniosków
Po włączeniu tej opcji informacja o wskazanym Zastępcy informacyjnym będzie widoczna na liście wniosków. Dzięki temu Dział kadr i osoby obsługujące nieobecności mogą szybko sprawdzić, kto został wskazany jako Zastępca na czas danej nieobecności.
❓ FAQ
Poniżej znajdziesz odpowiedzi na najczęstsze pytania dotyczące wyznaczania Zastępcy i dostępu do wniosków podczas zastępstwa funkcyjnego.
Czy Zastępca zobaczy wnioski wystawione przed wyznaczeniem go na Zastępcę?
Czy Zastępca zobaczy wnioski wystawione przed wyznaczeniem go na Zastępcę?
Tak. Wystarczy, że podczas ustawiania zastępstwa wybierzesz odpowiedni zakres dat.
Przykład: jeśli wnioski zostały wystawione 4 lipca, a Zastępcę wyznaczasz 10 lipca, wpisz 4 lipca w polu Data od. Dzięki temu Zastępca zobaczy również wcześniejsze wnioski, które mieszczą się w okresie zastępstwa.
⚠️ Zastępca funkcyjny zobaczy dodatkowe wnioski do akceptacji tylko na Stronie głównej.
Wnioski, które Zastępca będzie mógł zaakceptować w imieniu nieobecnego Przełożonego, znajdą się w sekcji Do akceptacji na Stronie głównej.
Dlaczego Zastępca nie widzi tych wniosków na Liście wniosków?
Dlaczego Zastępca nie widzi tych wniosków na Liście wniosków?
Samo zastępstwo funkcyjne nie daje Zastępcy dostępu do tych wniosków na Liście wniosków. Jeśli chcesz, aby Zastępca widział je także w tym miejscu, Dział kadr musi nadać mu dodatkowe uprawnienia.
Aby to zrobić, przejdź do profilu Zastępcy i otwórz zakładkę Uprawnienia → Dla nieobecności. W sekcji Dodaj dodatkowy dostęp dla nieobecności kliknij ikonę plusa, a następnie wybierz osoby lub działy, których wnioski Zastępca ma widzieć na Liście wniosków. Na końcu zaznacz opcję Podgląd w kolumnie Wnioski urlopowe.
W tym miejscu możesz także nadać inne dodatkowe uprawnienia, takie jak dostęp do kalendarza nieobecności. Lista dostępnych opcji może się różnić – konto Przełożonego ma ich więcej niż konto Pracownika.
Co zrobić, jeśli Zastępca nie może zaakceptować wniosków?
Co zrobić, jeśli Zastępca nie może zaakceptować wniosków?
Sprawdź, czy Zastępca został dodany jako zastępca funkcyjny w profilu nieobecnego Przełożonego. Znajdziesz to w zakładce Uprawnienia → Dla nieobecności.
Jeśli Zastępcy nie ma na liście, dodaj go ikoną plusa i wybierz zakres dat, w którym ma akceptować wnioski w imieniu Przełożonego.
⚠️ Wskazanie Zastępcy bezpośrednio we wniosku o nieobecność nie wystarczy.
Zastępca wskazany tylko we wniosku pełni rolę informacyjną. Nie otrzymuje uprawnień do akceptowania wniosków w imieniu nieobecnego Przełożonego.