Pierwsze kroki z HRnest – poradnik dla Pracownika 👋

Skontaktuj się ze swoim Działem kadr. Możliwe, że Twoje konto nie zostało jeszcze przygotowane lub zaproszenie nie zostało wysłane.

Na początek sprawdź, czy wpisujesz poprawny login i hasło. Pamiętaj, że login nie zawsze jest Twoim adresem e-mail. Jeśli Wasza organizacja korzysta z logowania przez Google lub Microsoft, spróbuj zalogować się w ten sposób.

Jeśli kilka razy wpiszesz nieprawidłowe hasło, Twoje konto może zostać tymczasowo zablokowane. Nic straconego! 🙂 Możesz je samodzielnie odblokować, korzystając z opcji Odblokuj konto na stronie logowania, albo poprosić o pomoc Dział kadr.

Jeśli nadal masz problem, sprawdź naszą instrukcję Nie pamiętam loginu lub hasła, w której znajdziesz więcej wskazówek.

Informację o typie konta znajdziesz w swoim profilu w HRnest:

Pamiętaj, że sam typ konta nie zawsze mówi o wszystkim, co możesz zrobić w HRnest – Dział kadr może nadać Ci również dodatkowe role lub uprawnienia do wybranych danych i funkcji.

Dodatkowe role i uprawnienia nadaje osoba korzystająca z konta Działu kadr. Administrator może zdecydować zarówno o rodzaju dostępu, jak i o zakresie danych, które będą dla Ciebie widoczne (w zależności od funkcji).

Jeśli potrzebujesz dostępu do dodatkowej funkcji lub danych, skontaktuj się więc z osobą, która administruje HRnest w Twojej firmie.

Jeśli zmieniasz formę zatrudnienia (np. z umowy zlecenia na umowę o pracę), może być konieczne utworzenie dla Ciebie nowego konta w HRnest.

Skąd taka potrzeba? Różne formy zatrudnienia wiążą się z nieco innymi zasadami rozliczania nieobecności czy czasu pracy. Dlatego w takich sytuacjach zalecamy zakończenie dotychczasowych warunków zatrudnienia na obecnym koncie i utworzenie nowego, dopasowanego do Twojej nowej umowy.

W praktyce oznacza to, że otrzymasz nowe dane do logowania, ale bez obaw – Twoje wcześniejsze rozliczenia i informacje nigdzie nie znikną! Nadal będą dostępne dla Działu kadr na zarchiwizowanym koncie 🙂

Ostatecznie to Twój administrator zdecyduje, jak najlepiej przeprowadzić całą zmianę.

Najlepiej daj znać swojemu Działowi kadr 🙂 W HRnest jest sporo możliwości dostosowywania uprawnień, więc czasem może się zdarzyć, że jakaś funkcja lub informacja została Ci udostępniona przez przypadek.

Dział kadr będzie mógł sprawdzić, skąd wynika taki dostęp, i w razie potrzeby zmienić Twoje uprawnienia. A jeśli coś okaże się niejasne, jesteśmy tu, żeby pomóc – nasz zespół Customer Success chętnie przyjrzy się temu razem z administratorem.

Za ustalanie i aktualizowanie limitów nieobecności odpowiada Twój Dział kadr. To właśnie on dba o to, żeby co roku na Twoim koncie pojawiły się odpowiednie limity, np. urlopu wypoczynkowego czy opieki nad dzieckiem.

HRnest pomaga później śledzić, ile dni lub godzin z danego limitu już wykorzystano, a ile jeszcze masz do dyspozycji 🙂

Jeśli coś nie zgadza Ci się w Twoim limicie nieobecności, najlepiej skontaktuj się ze swoim Działem kadr 🙂

Wysokość limitu może zależeć od różnych czynników, np. wymiaru etatu, daty rozpoczęcia zatrudnienia czy nieobecności wykorzystanych wcześniej w danym roku. Dlatego warto najpierw upewnić się, skąd wynika widoczna w systemie liczba dni lub godzin.

Dział kadr może sprawdzić te informacje i w razie potrzeby poprawić Twój limit. A jeśli będzie potrzebować pomocy, zawsze może skontaktować się z naszym zespołem Customer Success – chętnie pomożemy wyjaśnić wszelkie wątpliwości.

To, jakie rodzaje wniosków możesz składać, zależy od ustawień wybranych przez Twój Dział kadr.

Jeśli na liście brakuje wniosku, którego potrzebujesz (np. urlopu na żądanie czy pracy zdalnej), najlepiej skontaktuj się właśnie z Działem kadr. Być może dany rodzaj wniosku nie został jeszcze włączony dla Twojego konta.

💡Nie wszystkie rodzaje wniosków są dostępne dla każdej formy zatrudnienia. Niektóre z nich mogą mieć również inne nazwy w zależności od Twojej umowy.

Spokojnie, nie zawsze oznacza to problem z działaniem systemu! 🙂

Niektóre wnioski mają określone zasady składania – np. nie można przekroczyć dostępnego limitu nieobecności, wybrać niedozwolonego zakresu dat lub złożyć wniosku, który koliduje z inną nieobecnością.

Przyjrzyj się treści komunikatu, który pojawia się podczas składania wniosku. Często znajdziesz w nim wskazówkę, co należy poprawić.

Jeśli jednak wszystko wygląda prawidłowo, a błąd nadal się pojawia, zgłoś problem swojemu Działowi kadr. Możesz też przesłać zrzut ekranu z komunikatem – dzięki temu łatwiej będzie ustalić, co się dzieje.

Zdarza się! 🙂 Aby edytować istniejący wniosek, przejdź do zakładki Nieobecności → Lista wniosków i wybierz opcję Edytuj z menu kontekstowego w kolumnie Akcje:

Możliwość wprowadzenia zmian zależy od aktualnego statusu wniosku. Jeśli został już zaakceptowany przez Przełożonego lub Dział kadr, nie będziesz mógł samodzielnie go edytować.

W takiej sytuacji skontaktuj się ze swoim Działem kadr.

Plany się zmieniają – żaden problem! 🙂 Jeśli Twój wniosek nie został jeszcze przez nikogo zatwierdzony, możesz samodzielnie go anulować w widoku szczegółów:

A co, jeśli został już zatwierdzony? Wciąż możesz poprosić o jego anulowanie! Wystarczy, że przejdziesz do Szczegółów wniosku i wyślesz prośbę o anulowanie.

W zależności od ustawień w Twojej organizacji, Twoja prośba trafi do Przełożonego lub Działu kadr, który zdecyduje o jej zatwierdzeniu.

💡 Wysłanie prośby o anulowanie nie oznacza, że wniosek został już anulowany. Dopóki odpowiednia osoba nie zaakceptuje Twojej prośby, wniosek pozostaje w mocy.

Przejdź do zakładki Nieobecności → Kalendarz i kliknij Dodaj plan urlopowy w prawym górnym rogu ekranu. Możesz tam wybrać zakres dat zamiast dodawać plan osobno na każdy dzień 🙂

Możliwe, że Wasz Dział kadr wyłączył tę możliwość całkowicie. Nie wszyscy korzystają z tej funkcji! 🙂

Brak możliwości utworzenia planu pojawia się również wtedy, gdy Dział kadr zablokował możliwość planowania urlopów w wybranych terminach, np. ze względu na zwiększone zapotrzebowanie na Pracowników. Takie dni są oznaczone ikoną kłódki 🔒 w kalendarzu Nieobecności. Po najechaniu na nią zobaczysz powód blokady.

Jeśli chcesz zaplanować urlop w zablokowanym terminie, skontaktuj się ze swoim Działem kadr 🙂

To zależy od ustawień Waszej organizacji. Jeśli podczas dodawania planu pojawia się komunikat o przekroczeniu dostępnego limitu, oznacza to, że Dział kadr nie zezwala na planowanie urlopu ponad przysługującą Ci liczbę dni.

W HRnest możesz wskazać przerwę podczas rejestracji czasu pracy, ale pamiętaj, że jej długość zostanie odjęta od przepracowanych godzin. Jeśli chcesz odnotować przerwę, która wlicza się do czasu pracy (np. płatną), możesz wpisać taką informację w komentarzu do rejestracji.

O konkretne zasady dopytaj Wasz Dział kadr.

Podczas rejestracji czasu pracy możesz wybrać miejsce wykonywania pracy z listy rozwijalnej, jeśli Wasza organizacja udostępnia taką możliwość.

W niektórych organizacjach pracę zdalną oznacza się natomiast za pomocą wniosku Praca zdalna lub Praca zdalna okazjonalna, który wymaga akceptacji Przełożonego. Wszystko zależy od zasad obowiązujących u Was, dlatego w razie wątpliwości najlepiej dopytać swój Dział kadr 🙂

W zależności od zasad obowiązujących w Waszej organizacji możesz po prostu zarejestrować więcej godzin pracy (np. 8:00–17:00, podczas gdy standardowo pracujesz w godzinach 08:00–16:00) albo złożyć wniosek Rejestracja nadgodzin, w którym wskażesz konkretny dzień i zakres godzin (np. 16:00–17:00).

Pamiętaj jednak, że samo zarejestrowanie dodatkowych godzin nie zawsze oznacza ich uznanie za nadgodziny. Jeśli nie masz pewności, jak wygląda to u Was, najlepiej dopytać Dział kadr 🙂

Spróbuj zwiększyć jasność ekranu telefonu i upewnij się, że cały kod QR jest widoczny. Jeśli Wasza organizacja korzysta z opcji robienia zdjęć podczas rejestracji czasu pracy, pamiętaj też, żeby pokazać twarz do kamery czytnika 🙂

Jeśli nadal masz problem, zgłoś go do Działu kadr.

Tak! 🙂 Czytnik HRnest QR Terminal może rejestrować czas pracy również bez połączenia z internetem. Zapisane godziny zostaną przesłane do HRnest, gdy połączenie zostanie przywrócone.

Nie każda organizacja korzysta z harmonogramów! Jeśli pracujesz w stałych godzinach, możliwe, że nie są one dla Ciebie tworzone. W takim przypadku HRnest korzysta z informacji o Twoim czasie pracy zapisanych w zakładce Zatrudnienie → Godziny pracy w Twoim profilu.

Jeśli jednak Twoja organizacja korzysta z harmonogramów, pamiętaj, że jako Pracownik widzisz tylko te, które zostały już zaakceptowane. Zapytaj Dział kadr, jaki status ma harmonogram, którego szukasz.

Jeśli zauważysz pomyłkę, np. niewłaściwe godziny pracy lub brak zaplanowanego dnia wolnego, zgłoś to do Działu kadr albo osoby odpowiedzialnej za przygotowywanie harmonogramów w Waszej organizacji.

Tak, ale tylko jeśli masz odpowiednie uprawnienia. Jeśli nie możesz edytować swojego harmonogramu, skontaktuj się z Działem kadr lub osobą, która go przygotowała.

Na liście znajdziesz tylko projekty, do których zostało przypisane Twoje konto. Jeśli brakuje któregoś z nich, skontaktuj się z Działem kadr lub osobą odpowiedzialną za zarządzanie projektami.

Tak! Możesz edytować lub usuwać wcześniej dodane godziny, jeśli np. wybierzesz niewłaściwy projekt albo pomylisz się przy podziale czasu pracy.

Zmiany wprowadzisz bezpośrednio na Stronie głównej lub po przejściu do zakładki Czas pracy → Rejestracja czasu.

Tak, jeśli Dział kadr nadał Ci odpowiednie uprawnienia. W takim przypadku możesz tworzyć nowe projekty w zakładce Czas pracy → Projekty i przypisywać do nich Pracowników.

Pamiętaj, że poszerzenie uprawnień w tym zakresie jest dostępne wyłącznie dla kont użytkowników o typie Przełożony.

Sprawdź, czy wszystkie wymagane pola zostały uzupełnione, a w szczególności rodzaj wyżywienia w sekcji Diety.

Jeśli rozliczasz delegację zagraniczną, upewnij się też, że wszystkie koszty zostały przeliczone według wprowadzonego kursu waluty. Możesz to zrobić za pomocą przycisku Przelicz nad tabelą kosztów.

Jeśli nadal nie możesz przekazać rozliczenia, skontaktuj się z Działem kadr lub Osobą rozliczającą delegacje albo napisz do nas na pomoc@hrnest.pl 🙂

Do rozliczenia możesz dodawać dokumenty potwierdzające poniesione wydatki, np. faktury, rachunki czy bilety. To, które dokumenty są wymagane, zależy od rodzaju wydatku i zasad obowiązujących w Waszej organizacji. W razie wątpliwości dopytaj Osobę rozliczającą delegacje.

Jeśli zauważysz pomyłkę w rozliczeniu, które zostało już przekazane dalej, skontaktuj się z Osobą rozliczającą delegacje. Pomoże Ci ustalić, jak wprowadzić poprawki na obecnym etapie rozliczenia.

To zależy od rodzaju wniosku i jego konfiguracji. Jeśli formularz umożliwia dodawanie załączników, możesz dołączyć np. dokumenty potrzebne do rozpatrzenia Twojej prośby. Jeśli nie widzisz takiej możliwości, dopytaj Dział kadr, jak przekazać wymagane dokumenty.