W HRnest możesz zarządzać rodzajami wniosków urlopowych dostępnych dla pracowników. System pozwala dodawać nowe typy urlopów i nieobecności, edytować istniejące oraz dostosowywać ich ustawienia do obowiązujących w firmie zasad. W tym artykule pokażemy krok po kroku, gdzie znaleźć konfigurację rodzajów wniosków i jak wprowadzać zmiany.
Zarządzanie rodzajami wniosków
Krok 1
Przejdź do zakładki Konfiguracja znajdującej się w menu po lewej stronie ekranu. Następnie z menu dostępnego u góry strony wybierz Nieobecności, a później kliknij Rodzaje wniosków.
Krok 2
Na ekranie Rodzaje wniosków wyświetlona zostanie lista wszystkich typów wniosków dostępnych na Twoim koncie.
Aby zarządzać istniejącym rodzajem wniosku, kliknij ikonę trzech kropek znajdującą się po prawej stronie wybranego wniosku. Z rozwijanego menu możesz:
wyświetlić szczegóły wniosku,
edytować jego ustawienia,
usunąć go z listy dostępnych rodzajów wniosków.
Edycja istniejącego rodzaju wniosku
Kliknij Edytuj przy wybranym rodzaju wniosku, aby zmienić jego ustawienia i dostępność dla pracowników.
💡 Przejdź do sekcji Dostępne ustawienia wniosku poniżej, aby dowiedzieć się więcej o poszczególnych opcjach ⬇️
Dodanie nowego rodzaju wniosku
Jeśli na liście obecnie dostępnych rodzajów wniosków nie znalazłeś tego, czego szukasz, możesz dodać nowy typ wniosku, klikając na ikonę plusa.
W formularzu wybierz rodzaj wniosku z listy rozwijalnej i określ jego parametry, takie jak: rodzaj umowy, rodzaj limitu, dodatkowy opis itp.
💡 Nie możesz znaleźć rodzaju wniosku, którego potrzebujesz? Skontaktuj się z naszym zespołem Customer Success przez czat w prawym dolnym rogu ekranu lub napisz na pomoc@hrnest.pl.
💡 Przejdź do sekcji Dostępne ustawienia wniosku poniżej, aby dowiedzieć się więcej o poszczególnych opcjach ⬇️
Dostępne ustawienia wniosku
W formularzu edycji istniejącego lub dodawania nowego wniosku możesz wybrać poniższe opcje:
Rodzaj umowy
Wybierz, dla jakich osób wniosek ma być dostępny:
Umowa o pracę – wniosek będzie widoczny wyłącznie dla Pracowników, którzy mają w profilach ustawioną umowę o pracę.
Inny – wniosek będzie dostępny wyłącznie dla Współpracowników korzystających z innych form współpracy.
Możesz zaznaczyć obie opcje jednocześnie, aby wniosek był dostępny dla wszystkich użytkowników, niezależnie od rodzaju umowy przypisanego w profilu.
Rodzaj limitu
Określ sposób naliczania limitu dla danego rodzaju wniosku:
Indywidualny – każdy użytkownik otrzymuje własny limit, który należy ustawić w jego profilu lub nadać masowo wielu osobom jednocześnie,
Globalny – wszyscy użytkownicy korzystają z tego samego limitu określonego dla całej organizacji (np. 20 dni dla każdego),
Brak limitu – system będzie rejestrował wykorzystanie wniosku, ale nie będzie ograniczał liczby jego wystawień.
W zależności od rodzaju wniosku możesz dodatkowo określić, czy limit ma być rozliczany w dniach lub godzinach oraz czy obowiązuje miesięcznie czy rocznie.
❗ Niektóre rodzaje wniosków, np. Urlop wypoczynkowy, posiadają domyślne ustawienia limitów, których nie można zmienić.
Pomiń obieg dokumentu
Włącz tę opcję, jeśli wniosek ma zostać automatycznie zatwierdzony po utworzeniu.
Po jej zaznaczeniu wniosek nie będzie wymagał akceptacji Przełożonego ani Działu kadr i od razu otrzyma status Zatwierdzony.
💡 Opcja przydatna dla wniosków, które mają charakter informacyjny i nie wymagają zatwierdzenia. Dotyczy to m.in. wniosków Niedostępność oraz Przerwa w świadczeniu usług, często wykorzystywanych przez Współpracowników.
Dostępny jedynie dla Działu kadr
Włącz tę opcję, jeśli dany rodzaj wniosku ma być wystawiany wyłącznie przez użytkowników posiadających konto Działu kadr.
Po jej włączeniu wniosek nie będzie widoczny dla Pracowników i Współpracowników, a tym samym nie będą oni mogli wystawić go samodzielnie.
💡 Opcja przydatna m.in. dla wniosków Rozliczenie nadgodzin lub Ekwiwalent za urlop, które są zwykle obsługiwane przez Dział kadr.
Wystawianie równoległe z innymi wnioskami
Włącz tę opcję, aby umożliwić wystawianie tego rodzaju wniosku dla terminów, które pokrywają się z innymi wnioskami Pracownika lub Współpracownika.
Domyślnie system nie pozwala na składanie kilku wniosków obejmujących ten sam okres. Po aktywowaniu tej opcji różne rodzaje wniosków będą mogły występować równolegle dla tych samych dni.
💡 Opcja przydatna szczególnie dla wniosków Praca zdalna, które często pełnią funkcję informacyjną i nie powinny uniemożliwiać wystawiania innych wniosków na te same dni.
Opis
Dodaj opis, jeśli chcesz przekazać użytkownikom dodatkowe informacje dotyczące danego rodzaju wniosku.
Opis możesz wprowadzić w języku polskim i angielskim. Będzie on widoczny podczas składania wniosku.
💡 To dobre miejsce na wskazówki, przypomnienia lub informacje o zasadach obowiązujących w firmie, np. konieczności uzupełnienia komentarza lub dołączenia dodatkowych informacji.
💡Masz wątpliwości? Nie musisz zgadywać. 😊
Opisz nam swój przypadek, a podpowiemy Ci, jak skonfigurować wnioski zgodnie z zasadami obowiązującymi w Twojej organizacji.
💬 Napisz na czacie lub 📩 mailowo na pomoc@hrnest.pl