Jeśli chcesz sprawdzić miesięczne rozliczenie czasu pracy, najwygodniejsza będzie ewidencja zbiorcza. Jeśli potrzebujesz zobaczyć dokładnie, co wydarzyło się w poszczególnych dniach – wybierz ewidencję pełną. Z kolei ewidencja uproszczona sprawdzi się wtedy, gdy wystarczy Ci podstawowa informacja o liczbie przepracowanych godzin.

Przejdź do Czas pracy → Raporty, a następnie otwórz Ewidencję czasu pracy.

U góry strony wybierz rok, miesiąc i Dział, dla których chcesz przygotować raport. Jeśli potrzebujesz bardziej zawęzić dane, włącz dodatkowe filtry za pomocą ikony lejka i wybierz np. konkretnego Pracownika lub rodzaj umowy.

Opcje eksportu znajdziesz pod ikoną trzech kropek po prawej stronie ekranu. Po jej kliknięciu zobaczysz wszystkie dostępne formaty raportów.

Skorzystaj z filtrów dostępnych u góry strony, aby zawęzić zakres eksportu. Możesz wybrać m.in. Dział, Organizację, rodzaj umowy albo konkretnego Pracownika. Raport uwzględni wtedy dane tylko dla osób pasujących do wybranych kryteriów.

Nie musisz otwierać szczegółowej ewidencji każdego Pracownika osobno. Jeśli ustawisz odpowiednie filtry, możesz z tego miejsca pobrać np. ewidencję pełną dla całego Działu albo tylko dla jednego wybranego Pracownika.

Nie wiesz, który format raportu wybrać? Poniżej pokazujemy, czym różnią się poszczególne opcje.

Ewidencja zbiorcza daje Ci szybki obraz tego, jak zamknął się miesiąc u każdego Pracownika – bez wchodzenia w poszczególne dni i sprawdzania ich jeden po drugim.

W jednym miejscu zobaczysz m.in. zarejestrowany czas pracy, pracę dzienną i nocną, czas przypadający na poszczególne wnioski i nieobecności, a na końcu także nominał oraz różnicę względem rozliczonego czasu pracy.

To właśnie po tę wersję warto sięgnąć, gdy chcesz sprawdzić np. kto ma niedogodziny, u kogo pojawiła się nadwyżka godzin, ile czasu przypadło na urlop lub zwolnienie albo czy miesięczne rozliczenie po prostu się zgadza.

Ewidencja pełna pokazuje dokładny przebieg miesiąca dzień po dniu. Dzięki temu możesz nie tylko zobaczyć końcowy wynik, ale też sprawdzić, skąd właściwie się wziął.

Przy każdym dniu znajdziesz m.in. godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, zarejestrowany czas, pracę nocną, bezpłatne przerwy, dzienną liczbę godzin oraz różnicę względem czasu, który Pracownik powinien przepracować. W tym samym miejscu zobaczysz też wnioski, np. urlop czy zwolnienie lekarskie, czy też informacje o miejscu świadczenia pracy.

Ten wariant najlepiej sprawdzi się wtedy, gdy chcesz prześledzić konkretny miesiąc krok po kroku – np. widzisz niedopracowanie albo nadwyżkę godzin i chcesz sprawdzić, w których dniach powstała różnica i z czego wynika.

Na końcu ewidencji znajdziesz również podsumowanie całego miesiąca, więc nie musisz samodzielnie sumować danych z poszczególnych dni.

Ewidencja uproszczona pokazuje wyłącznie czas pracy zarejestrowany przez Pracownika w poszczególnych dniach.

Znajdziesz tutaj datę, liczbę przepracowanych godzin oraz komentarz – bez dodatkowych informacji o wnioskach, urlopach, zwolnieniach czy innych nieobecnościach. Jeśli więc Pracownik miał danego dnia urlop albo L4, nie zobaczysz tego tutaj jako osobnej informacji.

Ten wariant najlepiej sprawdzi się wtedy, gdy potrzebujesz po prostu prostej listy obecności i chcesz sprawdzić, w które dni Pracownik pracował oraz ile godzin zarejestrował.

Nie będzie natomiast dobrym wyborem, jeśli chcesz rozliczyć cały miesiąc albo sprawdzić, skąd wzięła się różnica względem nominału – do tego lepiej sprawdzi się ewidencja pełna lub zbiorcza.

Jeśli chcesz spojrzeć na rozliczenie Pracownika z perspektywy całego roku, zamiast sprawdzać każdy miesiąc osobno, skorzystaj z rocznej ewidencji czasu pracy.

W pierwszej zakładce zobaczysz podsumowanie miesiąc po miesiącu – m.in. zarejestrowany czas pracy, czas przypadający na wnioski i nieobecności, nominał oraz różnicę między rozliczonym czasem a nominałem. Ostatnia kolumna pokazuje dodatkowo sumę za cały rok.

Dzięki temu możesz szybko sprawdzić nie tylko końcowy wynik, ale też w którym miesiącu pojawiła się nadwyżka lub niedopracowanie i jak zmieniało się rozliczenie Pracownika w ciągu roku.

A jeśli samo podsumowanie to za mało, w drugiej zakładce znajdziesz pełne rozpisanie całego roku dzień po dniu.

HRnest pozwala przygotować dane o czasie pracy w formacie gotowym do dalszego wykorzystania w wybranych systemach kadrowo-płacowych.

To przydaje się przede wszystkim wtedy, gdy ewidencję prowadzisz w HRnest, ale rozliczenie wynagrodzeń lub dalszą obsługę kadrowo-płacową realizujesz w innym systemie. Zamiast ręcznie przepisywać godziny i nieobecności, możesz pobrać odpowiedni eksport i wykorzystać go po stronie programu K-P.

Każdy system ma własny format eksportu, dlatego z menu wybierz eksport przygotowany dla programu, do którego chcesz przenieść dane.

Żeby system kadrowo-płacowy poprawnie rozpoznał Pracowników z eksportu, ich Numer ewidencyjny w HRnest musi być zgodny z identyfikatorem używanym w danym programie.

Masz problem z eksportem ewidencji czasu pracy albo nie wszystko wygląda w nim tak, jak się spodziewasz? Poniżej zebraliśmy najczęstsze pytania dotyczące brakujących danych i Pracowników, filtrów, kolumn w eksporcie, pracy zdalnej oraz różnic względem nominału.