Warunki zatrudnienia to jedno z najważniejszych ustawień na koncie Pracownika. Na ich podstawie HRnest określa między innymi, jakie wnioski będą dla niego dostępne, ile godzin powinien przepracować oraz jak prezentować jego czas pracy, nieobecności i limity.
W tym artykule przejdziemy przez najważniejsze elementy konfiguracji: wybór rodzaju umowy, daty rozpoczęcia i zakończenia współpracy, wymiar etatu oraz godziny pracy. Znajdziesz tu również podpowiedzi dotyczące mniej standardowych przypadków – pracy zmianowej, zadaniowego trybu pracy, nieregularnych godzin i krótszej normy dobowej.
❗ Zmiana etatu lub nowy rodzaj umowy? Utwórz nowe konto
Przy zmianie wymiaru etatu albo rodzaju umowy rekomendujemy zablokowanie dotychczasowego konta i utworzenie nowego. Dzięki temu dane z obu okresów nie mieszają się ze sobą, a wcześniejsza historia nadal pozostaje dostępna w systemie. Zablokowane konto nie wlicza się do limitu Pracowników.
⭐ Wybór rodzaju umowy
Rodzaj umowy wpływa nie tylko na informacje zapisane w profilu Pracownika, ale również na sposób działania niektórych elementów systemu. Na jego podstawie HRnest może dopasować listę dostępnych wniosków oraz stosowane w systemie nazewnictwo.
💡 Umowa o pracę to tylko jedna z możliwości
Jeśli wybierzesz inną formę współpracy, HRnest automatycznie dostosuje część nazw i dostępnych opcji. Zamiast Pracownika pojawi się Współpracownik, a Przełożony będzie pełnił rolę Potwierdzającego. Taka osoba zobaczy też tylko te wnioski, które zostały udostępnione dla jej rodzaju umowy.
Krok 1
Przejdź do profilu wybranego Pracownika, a następnie otwórz zakładkę Zatrudnienie → Warunki.
Krok 2
Kliknij Edytuj dane, aby zmienić informacje dotyczące zatrudnienia.
Krok 3
W polu Rodzaj umowy wybierz odpowiednią formę współpracy i kliknij Zapisz dane, aby potwierdzić zmiany.
💡 Umowę możesz też przechowywać w HRnest
Jeśli masz włączoną obsługę umów w Kartotece, w zakładce Kartoteka → Umowy możesz dodatkowo dodać skan albo elektroniczną wersję dokumentu podpisanego z Pracownikiem ⤵️
👉 Zobacz też:
⭐ Wybór daty rozpoczęcia i zakończenia współpracy
Te daty podpowiadają HRnest, od kiedy i do kiedy Pracownik powinien mieć dostęp do najważniejszych funkcji systemu. Na ich podstawie system określa między innymi możliwość składania wniosków i rejestrowania czasu pracy. Warto więc wpisać je zgodnie z obowiązującą umową i pamiętać o aktualizacji, gdy współpraca zostanie przedłużona.
Krok 1
Przejdź do profilu wybranego Pracownika, a następnie otwórz zakładkę Zatrudnienie → Warunki.
Krok 2
Kliknij Edytuj dane, aby zmienić informacje dotyczące zatrudnienia.
Krok 3
W polach Rozpoczęcie i Zakończenie uzupełnij odpowiednie daty.
Jeśli Pracownik współpracuje z organizacją już od dłuższego czasu, jako datę rozpoczęcia wpisz dzień, od którego obowiązuje jego najstarsza umowa.
W przypadku umowy na czas nieokreślony pozostaw pole Zakończenie puste. Jeśli wcześniej znajdowała się tam data, usuń ją – system automatycznie potraktuje współpracę jako bezterminową.
⚠️ Pamiętaj o aktualizacji tych dat
Dodanie nowego dokumentu w zakładce Kartoteka → Umowy nie zmienia pól Rozpoczęcie i Zakończenie w warunkach zatrudnienia automatycznie. Jeśli współpraca została przedłużona, pamiętaj więc, żeby zaktualizować również te informacje. Nieaktualna data zakończenia może wpłynąć na możliwość składania wniosków i rejestrowania czasu pracy.
⭐ Ustawienie godzin pracy
Każdy Pracownik powinien mieć w swoim profilu określoną podstawową liczbę godzin pracy. HRnest wykorzystuje ją między innymi do przeliczania wniosków o nieobecność oraz porównywania czasu zaplanowanego z zarejestrowanym w Ewidencji.
Jeśli Pracownik pracuje w stałych godzinach, wystarczy uzupełnić je bezpośrednio w jego profilu.
Jeśli w Twojej organizacji zdarzają się bardziej niestandardowe przypadki, zajrzyj do sekcji FAQ. Znajdziesz tam wskazówki dotyczące m.in. pracy zmianowej, nieregularnych godzin oraz zadaniowego trybu pracy.
Krok 1
Przejdź do profilu wybranego Pracownika, a następnie otwórz zakładkę Zatrudnienie → Godziny pracy.
Krok 2
Jeśli odwiedzasz tę zakładkę po raz pierwszy, zobaczysz tutaj domyślne dane, które zostały przypisane automatycznie w momencie utworzenia konta tego Pracownika.
Możesz je edytować, klikając na ikonę ołówka po prawej stronie, lub dodać zupełnie nowy rekord za pomocą ikony plusa.
Krok 3
W polu Data od wskaż, od kiedy mają obowiązywać nowe godziny pracy.
Następnie wprowadź konkretny przedział (1) albo dzienną liczbę godzin do przepracowania (2). Dostępny sposób uzupełniania godzin zależy od metod rejestracji czasu pracy włączonych w Twojej organizacji.
Możesz także przypisać czas bezpłatnej przerwy do Pracownika w minutach. Jej ustawienie oznacza, że system odpowiednio obniży czas pracy oczekiwany od Pracownika. Przykładowo: jeśli ustawisz 8 godzin pracy oraz 30 minut bezpłatnej przerwy, HRnest będzie oczekiwał zarejestrowania 7 godz. 30 min. czasu pracy.
💡 Dzienna liczba godzin wpływa na prezentację limitów
Jeśli Pracownik ma ustawiony krótszy niż 8-godzinny dzień pracy, HRnest będzie prezentował jego limity w godzinach. Dotyczy to głównie raportów i podsumowań – np. limit 13 dni zobaczysz jako 104 godziny.
❓ FAQ
Nie każdy Pracownik pracuje 8 godzin dziennie, od poniedziałku do piątku – i nie każdy przypadek da się odwzorować jednym ustawieniem. W tej sekcji znajdziesz podpowiedzi dotyczące najczęstszych niestandardowych sytuacji: pracy zmianowej, różnych godzin w poszczególne dni, zadaniowego trybu pracy, obniżonej normy czasu pracy oraz przerw.
Wybierz temat, który najlepiej pasuje do organizacji pracy danego Pracownika.
⚙️ Podstawowa konfiguracja
Czy muszę przypisać czas pracy do każdego Pracownika?
Czy muszę przypisać czas pracy do każdego Pracownika?
Tak. Każdy Pracownik powinien mieć ustawiony podstawowy czas pracy – nawet jeśli pracuje według Harmonogramu albo ma nieregularne godziny.
HRnest korzysta z tych ustawień między innymi przy przeliczaniu wniosków, określaniu oczekiwanego czasu pracy i przygotowywaniu Ewidencji. Harmonogram może później doprecyzować godziny na konkretne dni, ale nie zastępuje podstawowej konfiguracji w profilu.
Podczas tworzenia konta system przypisuje domyślne godziny automatycznie, dlatego najczęściej wystarczy je sprawdzić i w razie potrzeby poprawić.
Od jakiej daty powinny obowiązywać ustawione godziny pracy?
Od jakiej daty powinny obowiązywać ustawione godziny pracy?
Jeśli konfigurujesz profil nowego Pracownika, najczęściej będzie to data rozpoczęcia jego współpracy z organizacją. Jeśli Pracownik jest zatrudniony już od dłuższego czasu, możesz wskazać datę, od której pracuje w obecnym wymiarze lub według obecnych zasad.
Co zrobić, gdy w trakcie współpracy zmieniają się warunki zatrudnienia?
Co zrobić, gdy w trakcie współpracy zmieniają się warunki zatrudnienia?
Jeśli zmienia się wymiar etatu albo rodzaj umowy, najlepiej potraktować to jako nowy etap współpracy. W takiej sytuacji rekomendujemy zablokowanie dotychczasowego konta i utworzenie nowego z aktualnymi warunkami.
Dzięki temu dane z obu okresów nie mieszają się ze sobą, a wcześniejsze informacje nadal zostają w systemie. Zablokowane konto działa jak archiwum – możesz w każdej chwili wrócić do zapisanych na nim wniosków, ewidencji i pozostałych danych. Zablokowane konta nie wliczają się do limitu Pracowników.
Jeśli zmieniają się tylko godziny pracy (np. z 7:00–15:00 na 8:00–16:00), wystarczy poprawić je w profilu i w Harmonogramie, jeśli z niego korzystacie.
Co ma pierwszeństwo: godziny w profilu czy Harmonogram?
Co ma pierwszeństwo: godziny w profilu czy Harmonogram?
Godziny w profilu są ustawieniem podstawowym – system korzysta z nich wtedy, gdy dla danego dnia nie ma żadnego Harmonogramu. Harmonogram pozwala natomiast dokładnie rozpisać pracę na konkretne dni, np. inne godziny w poniedziałek, a inne w piątek.
Dlatego nawet jeśli Pracownik pracuje według Harmonogramu, nadal powinien mieć ustawiony podstawowy czas pracy w profilu. Dzięki temu system wie, jaki czas przyjąć w dniach, dla których nie ma Harmonogramu.
Przykładowo: jeśli w profilu Pracownik ma ustawione 8 godzin dziennie, ale w Harmonogramie na piątek wpisano 6 godzin, HRnest przyjmie dla tego dnia właśnie 6 godzin.
💡 Możesz wyłączyć przeliczanie na podstawie Harmonogramu
Jeśli w ustawieniach wyłączysz uwzględnianie Harmonogramu przy przeliczaniu czasu pracy, system będzie korzystał z godzin zapisanych w profilu Pracownika – nawet wtedy, gdy na dany dzień istnieje Harmonogram.
📅 Niestandardowy rozkład czasu pracy
Jak ustawić pracę w stałych godzinach tylko w wybrane dni tygodnia?
Jak ustawić pracę w stałych godzinach tylko w wybrane dni tygodnia?
Załóżmy, że Pracownik pracuje po 8 godzin, ale tylko w poniedziałki i wtorki.
W jego profilu ustaw 8-godzinny dzień pracy. Następnie doprecyzuj, że pozostałe dni są wolne:
przygotuj Harmonogram z godzinami wyłącznie na poniedziałki i wtorki albo
utwórz osobny Kalendarz dni wolnych i oznacz w nim środę–niedzielę jako dni wolne.
Jeśli wybierzesz Harmonogram, dni bez wpisanych godzin system potraktuje jako wolne, nawet jeśli nie zostały dodatkowo oznaczone w Kalendarzu dni wolnych.
Jeśli wybierzesz osobny kalendarz, godziny zapisane w profilu będą obowiązywały wyłącznie w dniach, które nie zostały w nim oznaczone jako wolne.
💡 To ma sens tylko wtedy, gdy rozkład pracy jest znany wcześniej
Jeśli dni lub godziny ustalacie na bieżąco, lepiej skorzystać z opcji Nieregularne godziny pracy.
Jak ustawić pracę w różnych godzinach w różne dni?
Jak ustawić pracę w różnych godzinach w różne dni?
PLAN PRACY JEST ZNANY Z WYPRZEDZENIEM |
Przykład 1: różna liczba godzin w różne dni |
Przykład 2: codziennie tyle samo godzin, ale o różnych porach |
PLAN PRACY JEST USTALANY NA BIEŻĄCO |
Jeśli dni lub godziny ustalacie na bieżąco, Harmonogram nie będzie odpowiednim rozwiązaniem. W takim przypadku lepiej skorzystać z opcji Nieregularne godziny pracy.
Po włączeniu opcji Nieregularne godziny pracy system nie zakłada już stałej liczby godzin na każdy dzień ani nie próbuje zgadywać, ile Pracownik miał przepracować konkretnego dnia. Dlatego przy składaniu wniosku Pracownik sam wskazuje liczbę godzin nieobecności, a miesięczny nominał uzupełniasz ręcznie w Ewidencji czasu pracy.
Rejestracja czasu pracy nadal działa normalnie – HRnest zsumuje zarejestrowane godziny i porówna je z nominałem ustawionym na dany miesiąc. |
Jak skonfigurować pracę zmianową?
Jak skonfigurować pracę zmianową?
Do zaplanowania pracy zmianowej wykorzystaj Harmonogram. Możesz w nim rozpisać dokładne godziny pracy dla każdego dnia i przypisać Pracownikom odpowiednie zmiany.
Każda zmiana może mieć inny kolor, dzięki czemu cały grafik jest czytelniejszy i od razu widać, kto pracuje na której zmianie.
Przykładowo: poranna zmiana może obejmować godziny 6:00–14:00, popołudniowa 14:00–22:00, a nocna 22:00–6:00.
Pamiętaj, żeby wcześniej ustawić w profilu Pracownika podstawową liczbę godzin pracy. Jeśli liczba godzin różni się w zależności od dnia, sprawdź instrukcję w sekcji powyżej.
💡 Plan zmian musi być znany wcześniej
Harmonogram sprawdzi się wtedy, gdy grafik można przygotować z wyprzedzeniem. Jeśli dni lub godziny pracy są ustalane na bieżąco, lepiej skorzystać z opcji Nieregularne godziny pracy.
Jak skonfigurować zadaniowy tryb pracy?
Jak skonfigurować zadaniowy tryb pracy?
Jeśli Pracownik pracuje zadaniowo, jego godziny mogą wyglądać inaczej każdego dnia. W profilu nadal ustaw jednak średnią dzienną liczbę godzin – potraktuj ją jako ustawienie zapasowe.
Następnie włącz opcję Nieregularne godziny pracy. Dzięki temu HRnest nie będzie zakładał, że Pracownik każdego dnia pracuje dokładnie tyle samo.
Przy składaniu wniosku Pracownik sam wskaże, ilu godzin nieobecności dotyczy dany dzień. Miesięczny nominał uzupełniasz ręcznie w Ewidencji czasu pracy, a system porówna z nim łączną liczbę zarejestrowanych godzin.
💡 Nie musisz rejestrować dokładnych godzin
Zadaniowy tryb pracy możesz połączyć z metodą rejestracji czasu Wskazywanie obecności, jeśli wystarczy Ci informacja, że Pracownik pracował danego dnia – bez zapisywania dokładnych godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy. Po wskazaniu obecności HRnest automatycznie zarejestruje liczbę godzin ustawioną wcześniej w profilu Pracownika jako jego średni dzienny czas pracy.
Kiedy użyć Harmonogramu, a kiedy opcji Nieregularne godziny pracy?
Kiedy użyć Harmonogramu, a kiedy opcji Nieregularne godziny pracy?
Najprościej: jeśli plan pracy znasz wcześniej, wybierz Harmonogram. Jeśli godziny wychodzą dopiero w praktyce, włącz Nieregularne godziny pracy.
Harmonogram sprawdzi się wtedy, gdy możesz z wyprzedzeniem rozpisać, kiedy Pracownik będzie pracował. Nie ma znaczenia, czy codziennie zaczyna o innej porze, czy w poszczególne dni pracuje inną liczbę godzin – ważne, że ten plan da się przygotować wcześniej.
Przykład: w poniedziałek 8 godzin, we wtorek 4, w środę 6 albo codziennie po 8 godzin, ale raz 6:00–14:00, a innym razem 10:00–18:00.
Nieregularne godziny pracy wybierz wtedy, gdy plan nie jest znany z wyprzedzeniem i dopiero na bieżąco okazuje się, ile godzin Pracownik przepracuje danego dnia. W takim układzie nie rozpisujesz pracy w Harmonogramie – miesięczny nominał uzupełniasz ręcznie, a HRnest porównuje z nim łączną liczbę zarejestrowanych godzin.
💡 Jedno pytanie, które ułatwia wybór
Czy jesteś w stanie rozpisać plan pracy wcześniej?
✅ Tak — Harmonogram
❌ Nie — Nieregularne godziny pracy
⚖️ Inna dobowa norma czasu pracy
Jak ustawić czas pracy osoby z orzeczeniem o niepełnosprawności?
Jak ustawić czas pracy osoby z orzeczeniem o niepełnosprawności?
Jeśli Pracownika obowiązuje krótsza dobowa norma czasu pracy, najpierw skontaktuj się z naszym zespołem Customer Success – na czacie w prawym dolnym rogu lub pod adresem pomoc@hrnest.pl. Włączymy na Twoim koncie możliwość ustawienia dla wybranych osób innej normy niż standardowe 8 godzin.
Dzięki temu możesz wskazać, że dobowa norma czasu pracy danej osoby wynosi np. 7 godzin. Ta wartość będzie uwzględniana przy przeliczaniu jej limitów. Zobacz, jak zmienić normę dobową ➡️
Same godziny pracy ustawiasz już standardowo – możesz wpisać stałą liczbę godzin w profilu, rozpisać dokładny plan w Harmonogramie albo włączyć opcję Nieregularne godziny pracy. Zapoznaj się z pozostałymi wskazówkami w naszym FAQ, aby znaleźć instrukcję, która najlepiej pasuje do organizacji pracy danego Pracownika.
Jak ustawić czas pracy Pracownika w podmiocie medycznym?
Jak ustawić czas pracy Pracownika w podmiocie medycznym?
Jeśli Pracownika obowiązuje krótsza dobowa norma czasu pracy, najpierw skontaktuj się z naszym zespołem Customer Success – na czacie w prawym dolnym rogu lub pod adresem pomoc@hrnest.pl. Włączymy na Twoim koncie możliwość ustawienia dla wybranych osób innej normy niż standardowe 8 godzin.
Dzięki temu możesz wskazać, że dobowa norma czasu pracy danej osoby wynosi np. 7 godzin 35 minut (7,58 godziny). Ta wartość będzie uwzględniana przy przeliczaniu jej limitów. Zobacz, jak zmienić normę dobową ➡️
Same godziny pracy ustawiasz już standardowo – możesz wpisać stałą liczbę godzin w profilu, rozpisać dokładny plan w Harmonogramie albo włączyć opcję Nieregularne godziny pracy. Zapoznaj się z pozostałymi wskazówkami w naszym FAQ, aby znaleźć instrukcję, która najlepiej pasuje do organizacji pracy danego Pracownika.
Jak ustawić czas pracy osoby poniżej 16. roku życia?
Jak ustawić czas pracy osoby poniżej 16. roku życia?
Jeśli Pracownika obowiązuje krótsza dobowa norma czasu pracy, najpierw skontaktuj się z naszym zespołem Customer Success – na czacie w prawym dolnym rogu lub pod adresem pomoc@hrnest.pl. Włączymy na Twoim koncie możliwość ustawienia dla wybranych osób innej normy niż standardowe 8 godzin.
Dzięki temu możesz wskazać, że dobowa norma czasu pracy danej osoby wynosi np. 6 godzin. Ta wartość będzie uwzględniana przy przeliczaniu jej limitów. Zobacz, jak zmienić normę dobową ➡️
Same godziny pracy ustawiasz już standardowo – możesz wpisać stałą liczbę godzin w profilu, rozpisać dokładny plan w Harmonogramie albo włączyć opcję Nieregularne godziny pracy. Zapoznaj się z pozostałymi wskazówkami w naszym FAQ, aby znaleźć instrukcję, która najlepiej pasuje do organizacji pracy danego Pracownika.
☕ Przerwy i oczekiwany czas pracy
Jak działa przerwa ustawiona w profilu Pracownika?
Jak działa przerwa ustawiona w profilu Pracownika?
Przerwa ustawiona w profilu pomniejsza dzienny czas pracy, którego HRnest oczekuje od Pracownika.
Przykładowo: jeśli w profilu ustawisz 8 godzin pracy i 30 minut przerwy, system będzie oczekiwał zarejestrowania 7 godz. 30 min. czasu pracy.
Jeśli zależy Ci na informacji, w jakich godzinach Pracownik był na przerwie, powinien skorzystać z rejestracji przerywanej: uruchomić rejestrację na początku pracy, zatrzymać ją przed przerwą, ponownie uruchomić po powrocie i zakończyć po skończonej pracy. W systemie powstaną wtedy dwa osobne rekordy – czas pracy przed przerwą i po niej.
Może też zarejestrować wartość przerwy w minutach, a konkretne godziny wprowadzić jako komentarz do zarejestrowanego czasu pracy.
Jeśli wystarczy Ci informacja, że Pracownik odliczył od czasu pracy określoną liczbę minut, może wskazać przerwę bezpośrednio podczas rejestracji czasu pracy w HRnest albo za pomocą kodów QR.
Jak uwzględnić płatną przerwę w czasie pracy?
Jak uwzględnić płatną przerwę w czasie pracy?
Płatna przerwa nadal wlicza się do czasu pracy, więc nie trzeba jej osobno odliczać ani rejestrować w systemie.
Jeśli chcesz zachować informację o tym, kiedy się odbyła, Pracownik może dopisać godziny przerwy w komentarzu do rejestracji czasu pracy.
