Zarejestrowany czas pracy nie zawsze od razu wygląda tak, jak powinien – może zabraknąć godziny zakończenia, Pracownik może pomylić godzinę rozpoczęcia albo wpis będzie wymagał uzupełnienia przerwy czy komentarza. W takich sytuacjach zapisane dane można poprawić bezpośrednio w HRnest.
W tym artykule sprawdzisz, kto może edytować czas pracy, jakie ustawienia mają na to wpływ i kiedy możliwość wprowadzania zmian może być ograniczona. Pokażemy też, jak krok po kroku edytować wpis oraz jak korzystać z historii, aby sprawdzić, kto, kiedy i w jaki sposób zmienił zarejestrowane dane.
👤 Kto może edytować czas pracy?
Możliwość edycji zarejestrowanego czasu pracy zależy od roli użytkownika oraz ustawień włączonych na koncie. Poniżej znajdziesz podsumowanie, kto może edytować czas pracy i jakich osób to dotyczy.
Wszystkie wspomniane ustawienia znajdziesz w zakładce Konfiguracja → Czas pracy → Rejestracja czasu pracy. Pamiętaj też, że możliwość edycji może być ograniczona czasowo – więcej na ten temat przeczytasz w sekcji Kiedy można edytować czas pracy?.
ROLA | MOŻE EDYTOWAĆ | WARUNEK |
Dział kadr | wszystkich pracowników | zawsze |
Przełożony | swój czas oraz czas bezpośrednich podwładnych | musi być włączona opcja Przełożeni i tworzący harmonogram mogą rejestrować czas pracy dla pracowników |
Pracownik | wyłącznie swój czas | musi być włączona opcja Pracownicy mogą samodzielnie rejestrować czas pracy |
Tworzący harmonogramy | czas osób wskazanych na jego Liście dostępów | musi być włączona opcja Przełożeni i tworzący harmonogram mogą rejestrować czas pracy dla pracowników |
💡 Kody QR mają osobne ustawienia
Dla czasu pracy zarejestrowanego za pomocą kodów QR możesz osobno zdecydować, kto będzie mógł go później edytować. Do wyboru masz: tylko Dział kadr, Dział kadr i Przełożonych albo Dział kadr, Przełożonych i Pracowników. Ustawienie znajdziesz w Konfiguracja → Czas pracy → Czytniki czasu pracy QR.
📅 Kiedy można edytować czas pracy?
Możliwość edycji czasu pracy może zależeć nie tylko od roli użytkownika, ale też od tego, jakiego okresu dotyczy wpis. Osobno możesz określić, czy użytkownicy mogą uzupełniać lub zmieniać czas pracy z datą wsteczną oraz z wyprzedzeniem.
Oba ustawienia znajdziesz w Konfiguracja → Czas pracy → Rejestracja czasu pracy.
ROLA | WPISY Z PRZESZŁOŚCI | WPISY Z PRZYSZŁOŚCI |
Dział kadr | bez ograniczeń | bez ograniczeń |
Przełożony | zgodnie z ustawieniem Pracownicy mogą rejestrować zaległy czas pracy | zgodnie z ustawieniem Pracownicy mogą rejestrować czas pracy do przodu |
Pracownik | zgodnie z ustawieniem Pracownicy mogą rejestrować zaległy czas pracy | zgodnie z ustawieniem Pracownicy mogą rejestrować czas pracy do przodu |
Tworzący harmonogramy | zgodnie z ustawieniem Pracownicy mogą rejestrować zaległy czas pracy | zgodnie z ustawieniem Pracownicy mogą rejestrować czas pracy do przodu |
💡 Ustawienia wyglądają dobrze, ale nie możesz edytować czasu pracy?
Sprawdź jeszcze datę zatrudnienia w profilu Pracownika. Czas pracy można dodawać, edytować i usuwać tylko w okresie zatrudnienia – jeśli data została zmieniona, system może zablokować wprowadzanie zmian.
✏️ Jak edytować czas pracy?
Czas pracy możesz poprawić na liście zarejestrowanych wpisów w danym miesiącu, którą znajdziesz w zakładce Czas pracy → Rejestracja czasu pracy. Możesz tutaj dodać lub zmienić godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, przerwę czy brakujący komentarz.
Poniżej pokażemy Ci, jak znaleźć właściwy wpis i przejść do jego edycji.
Krok 1: Otwórz rejestrację czasu pracy
Przejdź do Czas pracy → Rejestracja czasu pracy.
💡 Możesz edytować czas pracy także w Ewidencji
Na koncie Działu kadr wpisy zmienisz zarówno w Rejestracji czasu pracy, jak i w raporcie Ewidencja czasu pracy. Niezależnie od wybranego widoku edytujesz te same dane.
Krok 2: Znajdź właściwego Pracownika i okres
Skorzystaj z filtra Nazwisko Imię, aby wybrać Pracownika, którego wpis chcesz poprawić.
Jeśli edytujesz czas pracy z wcześniejszego okresu, wybierz również odpowiedni miesiąc i rok.
Krok 3: Otwórz edycję wybranego wpisu
Znajdź dzień, który chcesz poprawić. Następnie kliknij trzy kropki w kolumnie Akcje i wybierz Edycja.
Krok 4: Wprowadź zmiany i zapisz
Wprowadź czas rozpoczęcia i zakończenia pracy – oba pola są wymagane. Opcjonalnie możesz też uzupełnić czas przerwy, komentarz oraz miejsce wykonywania pracy.
Na koniec kliknij Zapisz.
💡 Chcesz poprawić godzinę rozpoczęcia, zanim Pracownik zakończy pracę?
System wymaga uzupełnienia zarówno godziny rozpoczęcia, jak i zakończenia. Możesz więc poczekać, aż Pracownik zakończy pracę albo od razu wpisać za niego również godzinę zakończenia.
🔎 Historia edycji czasu pracy
Godziny widoczne w systemie różnią się od tych, które pamięta Pracownik? A może wpis był poprawiany kilka razy i chcesz sprawdzić, kto wprowadzał zmiany?
Historia edycji pozwala prześledzić wszystkie operacje wykonane na wpisie z danego dnia – jego dodanie, zmianę oraz usunięcie. Jeśli korzystasz z zaokrąglania czasu pracy, możesz tam również podejrzeć dokładne godziny zarejestrowane przez Pracownika przed zaokrągleniem.
Historię znajdziesz w zakładce Czas pracy → Rejestracja czasu pracy. Przy wybranym dniu kliknij trzy kropki w kolumnie Akcje, a następnie wybierz Historia.
⚠️ Nie widzisz opcji Historia?
Historia jest dostępna tylko dla zmian wykonanych po uruchomieniu tej funkcji. Wpisy i operacje sprzed 6 lipca 2026 roku nie są w niej widoczne.
Jak czytać historię?
Każdy wiersz przedstawia jedną operację wykonaną na wpisie czasu pracy. Najnowsze zmiany zawsze znajdziesz na górze tabeli.
Jeśli wpis został poprawiony, w historii zobaczysz dwa zdarzenia z podobną godziną: usunięcie poprzedniej wersji i dodanie nowej. Czytaj je od dołu do góry, aby prześledzić kolejne zmiany.
Poniżej znajdziesz wyjaśnienie, jakie informacje pokazuje każda kolumna.
KOLUMNA | OPIS |
Data/godzina | Dokładny czas, kiedy dana zmiana została wykonana. |
Akcja | Wykonana operacja – np. dodanie, usunięcie. |
Wykonane przez | Osoba, która wykonała daną operację. |
Czas pracy | Godziny zapisane w danej wersji wpisu. Usunięte wartości są przekreślone. |
Przerwa (min.) | Długość przerwy zapisaną przy danej wersji wpisu. |
💡 Korzystasz z zaokrąglania czasu pracy?
Najedź kursorem na ikonę informacji ⓘ przy czasie pracy, aby sprawdzić dokładny czas zarejestrowany przez Pracownika przed zaokrągleniem ⤵️
❓FAQ
Masz wątpliwości, kto może zmieniać czas pracy, dlaczego edycja jest niedostępna albo gdzie sprawdzić wcześniejsze wersje wpisu? Poniżej znajdziesz odpowiedzi na najczęstsze pytania dotyczące dodawania i edycji czasu pracy oraz historii zmian.
🕑 Dodawanie i edycja czasu pracy
Kto może dodawać i edytować czas pracy?
Kto może dodawać i edytować czas pracy?
Dział kadr ma pełny dostęp do czasu pracy wszystkich Pracowników.
W przypadku pozostałych ról zakres zależy już od tego, do czyich danych dana osoba ma dostęp. Przełożony może zmieniać swój czas i czas bezpośrednich podwładnych, Pracownik tylko własny, a osoba tworząca harmonogramy – czas osób przypisanych do jej Listy dostępów.
Żeby taka edycja była możliwa, na koncie muszą być też włączone odpowiednie ustawienia dla Pracowników albo dla Przełożonych i osób tworzących harmonogramy. Dowiesz się więcej tutaj ➡️
Dlaczego nie mogę dodać lub edytować czasu pracy?
Dlaczego nie mogę dodać lub edytować czasu pracy?
Najczęściej chodzi o jedną z trzech rzeczy:
1. Nie masz odpowiednich uprawnień
Dział kadr może dodawać i edytować czas pracy wszystkich Pracowników.
W przypadku pozostałych ról potrzebne są odpowiednie ustawienia:
aby Przełożony lub Tworzący harmonogramy mógł dodawać i edytować czas pracy innych osób, musi być włączona opcja Przełożeni i tworzący harmonogram mogą rejestrować czas pracy dla pracowników,
aby Pracownik lub Przełożony mógł dodawać i edytować własny czas pracy, musi być włączona opcja Pracownicy mogą samodzielnie rejestrować czas pracy.
Ustawienia te może sprawdzić Dział kadr w zakładce Konfiguracja → Czas pracy → Rejestracja czasu pracy.
💡 Samodzielna rejestracja przez Pracowników jest wyłączona?
Pracownik nie może wtedy sam dodawać ani edytować swojego czasu pracy. Może zrobić to za niego Dział kadr, a także jego Przełożony lub Tworzący harmonogramy – jeśli na koncie włączono dla nich odpowiednią opcję i mają dostęp do tego Pracownika.
2. Nie masz dostępu do właściwej osoby
To ograniczenie dotyczy Przełożonych i Tworzących harmonogramy.
Przełożony może edytować czas swoich bezpośrednich podwładnych. Listę przypisanych osób sprawdzi w swoim profilu w Uprawnienia → Lista podwładnych. Jeśli na liście brakuje odpowiedniej osoby, skontaktuj się z Działem kadr, aby poprawić przypisanie.
Tworzący harmonogramy może edytować czas osób znajdujących się na jego Liście dostępów. Dział kadr może ją zweryfikować i zmienić w Konfiguracja → Czas pracy → Harmonogramy.
3. Wybrany dzień jest poza zakresem, który możesz edytować
Pracownicy i Przełożeni mogą dodawać lub edytować czas pracy wstecz albo do przodu tylko wtedy, gdy pozwalają na to ustawienia konta. Dział kadr może je sprawdzić w Konfiguracja → Czas pracy → Rejestracja czasu pracy.
Jeśli ustawienia są prawidłowe, sprawdź jeszcze okres zatrudnienia Pracownika. Czas pracy można dodawać i edytować wyłącznie za dni, które mieszczą się w okresie zatrudnienia zapisanym w zakładce Zatrudnienie → Warunki w jego profilu.
💡 Potrzebujesz pomocy w znalezieniu przyczyny?
Jeśli uprawnienia, zakres dat i okres zatrudnienia są ustawione poprawnie, skontaktuj się z nami przez czat lub pomoc@hrnest.pl. W wiadomości podaj login Pracownika, datę wpisu oraz rolę osoby, która próbuje wprowadzić zmianę.
Czy mogę dodać lub edytować czas pracy z wcześniejszego okresu?
Czy mogę dodać lub edytować czas pracy z wcześniejszego okresu?
Tak, ale Pracownik, Przełożony i Tworzący harmonogramy ma taką możliwość tylko wtedy, gdy w Waszej organizacji jest włączona możliwość rejestrowania zaległego czasu pracy.
Dział kadr może modyfikować wcześniejsze wpisy niezależnie od tego ustawienia. Trzeba tylko pamiętać, że wybrany dzień musi przypadać w okresie zatrudnienia Pracownika zapisanym w zakładce Zatrudnienie → Warunki w jego profilu.
Czy mogę dodać lub edytować czas pracy z przyszłości?
Czy mogę dodać lub edytować czas pracy z przyszłości?
Tak, ale Pracownik, Przełożony i Tworzący harmonogramy ma taką możliwość tylko wtedy, gdy w Waszej organizacji jest włączona możliwość rejestrowania czasu pracy do przodu.
Dział kadr może modyfikować wcześniejsze wpisy niezależnie od tego ustawienia. Trzeba tylko pamiętać, że wybrany dzień musi przypadać w okresie zatrudnienia Pracownika zapisanym w zakładce Zatrudnienie → Warunki w jego profilu.
Czy mogę edytować czas pracy byłego Pracownika?
Czy mogę edytować czas pracy byłego Pracownika?
Tak. Samo zakończenie zatrudnienia nie blokuje możliwości poprawienia wcześniejszych wpisów.
Możesz edytować czas pracy za dni, w których dana osoba była jeszcze zatrudniona. Nie będzie natomiast możliwości dodania lub poprawienia wpisu po dacie zakończenia zatrudnienia.
⚠️ Nie widzisz byłego Pracownika na liście?
Aby przeglądać dane Pracowników, których konta zostały zablokowane, wyłącz opcję Ukryj zablokowanych Pracowników w systemie.
Czy Pracownik zobaczy, że jego wpis został zmieniony?
Czy Pracownik zobaczy, że jego wpis został zmieniony?
Pracownik zobaczy przy danym dniu aktualne godziny, przerwę i komentarz po zapisaniu zmian.
Sama informacja o tym, kto i kiedy zmienił wpis, będzie dostępna w historii edycji czasu pracy. Dzięki niej można też sprawdzić wcześniejszą wersję wpisu, nawet jeśli została później usunięta lub zastąpiona nową.
🔎 Historia edycji czasu pracy
Czy mogę sprawdzić, kto i kiedy edytował czas pracy?
Czy mogę sprawdzić, kto i kiedy edytował czas pracy?
Tak. W historii edycji czasu pracy zobaczysz, kiedy wpis został dodany, zmieniony lub usunięty oraz kto wykonał daną operację. Możesz też prześledzić wcześniejsze wersje godzin i sprawdzić, jak wpis zmieniał się z czasem.
Historia jest dostępna również wtedy, gdy przy danym dniu nie ma już żadnych godzin. Dzięki temu możesz ustalić, czy czas pracy nigdy nie został zarejestrowany, czy był wcześniej dodany, a następnie całkowicie usunięty.
⚠️ Nie widzisz opcji Historia?
Historia jest dostępna tylko dla zmian wykonanych po uruchomieniu tej funkcji. Wpisy i operacje sprzed 6 lipca 2026 roku nie są w niej widoczne.
Kto ma dostęp do historii edycji czasu pracy?
Kto ma dostęp do historii edycji czasu pracy?
Historię mogą sprawdzić osoby, które mają dostęp do czasu pracy danego Pracownika:
Dział kadr – dla wszystkich Pracowników,
Przełożony – dla swoich bezpośrednich podwładnych,
Tworzący harmonogramy – dla osób na jego Liście dostępów,
Pracownik – dla własnego czasu pracy.
Zakres widocznych danych zależy więc od tych samych przypisań i uprawnień, które decydują o dostępie do Rejestracji czasu pracy. Sprawdź, jakie uprawnienia są potrzebne ➡️
Dlaczego historia nie pokazuje starszych zmian?
Dlaczego historia nie pokazuje starszych zmian?
Historia zapisuje operacje dopiero od momentu uruchomienia tej funkcji w HRnest. Dlatego nie znajdziesz w niej informacji o dodaniu, zmianie lub usunięciu czasu pracy wykonanych przed 6 lipca 2026 roku.
Starszy wpis może być widoczny na liście, ale jego wcześniejsze zmiany nie zostaną odtworzone w historii.
Dlaczego zmiana wpisu jest zapisana jako usunięcie i dodanie?
Dlaczego zmiana wpisu jest zapisana jako usunięcie i dodanie?
Podczas edycji system usuwa poprzednią wersję wpisu i zapisuje w jej miejsce nową. Dlatego w historii zobaczysz dwie operacje wykonane niemal w tym samym momencie:
Usunięcie – pokazuje wcześniejszą wersję godzin,
Dodanie – pokazuje wartości zapisane po edycji.
Aby prześledzić zmianę, czytaj te wpisy od dołu do góry: najpierw zobaczysz poprzednią wersję, a nad nią nową.
Jak sprawdzić godziny zarejestrowane przed zaokrągleniem?
Jak sprawdzić godziny zarejestrowane przed zaokrągleniem?
Jeśli w Waszej organizacji działa zaokrąglanie czasu pracy, w historii edycji czasu pracy możesz sprawdzić dokładne godziny, w których Pracownik rozpoczął i zakończył rejestrację.
Najedź kursorem na ikonę informacji ⓘ obok godzin. System pokaże wartości zapisane przed zastosowaniem zaokrąglenia – np. rzeczywistą rejestrację 08:03, nawet jeśli na liście czasu pracy widnieje 08:05.
💡Masz wątpliwości? Nie musisz zgadywać. 😊
Opisz nam, kto próbuje dodać lub edytować czas pracy, którego Pracownika i dnia dotyczy problem oraz co dokładnie widzisz w systemie. Sprawdzimy ustawienia i pomożemy ustalić, co blokuje zmianę.
💬 Napisz na czacie lub 📩 mailowo na pomoc@hrnest.pl