Ewidencja czasu pracy zbiera w jednym miejscu zarejestrowany przez Pracownika czas pracy oraz dane z jego wniosków i pokazuje, jak wygląda jego miesięczne rozliczenie. Dzięki temu możesz szybko sprawdzić, czy powstały nadgodziny albo niedogodziny i skąd wynika końcowy bilans.

Ewidencję czasu pracy znajdziesz w zakładce Czas pracy → Raporty.

Na początek zobaczysz widok zbiorczy, w którym porównasz najważniejsze wartości dla wielu osób jednocześnie. Jeśli potrzebujesz więcej szczegółów, możesz przejść do Ewidencji konkretnego Pracownika i sprawdzić dane w ujęciu miesięcznym lub rocznym.

💡 Szukasz eksportu?

Ewidencję czasu pracy możesz wyeksportować do Excela, PDF lub wybranego programu kadrowo-płacowego. Sprawdź dostępne opcje ➡️

⭐ Zbiorcza ewidencja czasu pracy

Zbiorcza ewidencja czasu pracy pozwala szybko sprawdzić podsumowanie miesiąca dla całego zespołu lub wybranej grupy Pracowników. Zamiast otwierać ewidencję każdej osoby osobno, w jednym widoku porównasz m.in. nominał, przepracowany czas, nieobecności oraz różnicę.

Widok możesz dodatkowo dopasować do swoich potrzeb – filtrować dane, sortować je i wybrać dodatkowe kolumny, które mają pojawić się w tabeli. Z tego poziomu możesz też zmienić nominał wybranego Pracownika.

ℹ️ Możesz pobrać ten widok do pliku Excela. Zobacz, jak to zrobić ➡️

Jeśli potrzebujesz sprawdzić dokładne dane wybranej osoby, możesz przejść bezpośrednio do jej szczegółowej ewidencji czasu pracy. Zobacz, co znajdziesz w widoku szczegółowym ➡️

🔶 Jak czytać podsumowanie

Każdy wiersz w zbiorczej ewidencji pokazuje podsumowanie czasu pracy jednego Pracownika za wybrany miesiąc. W podstawowym widoku zobaczysz liczbę dni pracy, nominał, przepracowany czas, nieobecności oraz różnicę.

Liczba dni pracy

Liczba dni, w których Pracownik zarejestrował czas pracy w danym miesiącu.

Nominał

Liczba godzin, które Pracownik powinien przepracować w danym miesiącu. Nominał jest obliczany na podstawie warunków zatrudnienia w profilu Pracownika.

⚠️ Nie widzisz automatycznie obliczonego nominału?
Jeśli w raporcie pojawia się wartość „–”, sprawdź w profilu Pracownika, czy zaznaczona jest opcja Nieregularne godziny pracy. W takim przypadku nominał należy uzupełnić ręcznie. Dowiedz się więcej ➡️

Przepracowano

Łączny czas pracy zarejestrowany przez Pracownika w wybranym miesiącu.

Nieobecności

Łączny czas nieobecności Pracownika w wybranym miesiącu, wynikający z wniosków uwzględnianych w Ewidencji czasu pracy.

Różnica

Pokazuje, czy Pracownik wyrobił swój miesięczny nominał. HRnest porównuje Nominał z wartościami w kolumnach Przepracowano oraz Nieobecności.

ℹ️ Różnica = (Przepracowano + Nieobecności) - Nominał

Przykładowo, jeśli Pracownik ma:

nominał 168:00 godz.,
zarejestrował 160:00 godz. czasu pracy,
ma 8:00 godz. nieobecności w postaci np. urlopu wypoczynkowego,

to Różnica wyniesie 0:00 godz.

Jeśli suma przepracowanego czasu i nieobecności jest niższa od nominału, zobaczysz wartość ujemną. Jeśli jest wyższa – dodatnią.

🔶 Jak dostosować widok

Jeśli domyślny widok to dla Ciebie za mało, możesz go rozszerzyć o dodatkowe kolumny i filtry. Dzięki temu łatwiej dopasujesz raport do konkretnego celu – np. sprawdzisz pracę nocną albo wyświetlisz tylko wybrany dział.

Dodatkowe kolumny

Do tabeli możesz dodać więcej informacji o czasie pracy, np. pracę nocną czy pracę w weekendy, ale też dane, które pomagają szybciej rozróżnić Pracowników, np. numer ewidencyjny albo dział.

Wystarczy kliknąć menu przy nagłówku tabeli i wybrać kolumny, które chcesz widzieć.

Dodatkowe filtry

Jeśli chcesz zawęzić wyniki jeszcze bardziej, kliknij ikonę lejka po prawej stronie ekranu. Włączysz w ten sposób dodatkowe filtry, np. Nazwisko i imię, Rodzaj umowy lub Organizację, jeśli korzystacie z tej opcji.

⭐ Szczegółowa ewidencja czasu pracy

W szczegółowej Ewidencji możesz dokładnie sprawdzić czas pracy wybranego Pracownika. Zacznij od widoku miesięcznego, jeśli chcesz przejrzeć konkretny miesiąc dzień po dniu. Gdy potrzebujesz spojrzeć szerzej, przełącz się na widok roczny i zobacz podsumowanie całego roku.

Aby przejść do widoku szczegółowego, kliknij nazwisko Pracownika w Ewidencji zbiorczej.

🔶 Ewidencja miesięczna

W widoku miesięcznym możesz prześledzić ewidencję Pracownika dzień po dniu i sprawdzić, skąd bierze się jego wynik za cały miesiąc.

Przy każdym dniu zobaczysz m.in. przepracowany czas, zaplanowaną liczbę godzin oraz Różnicę, która pokazuje też wynik narastająco w trakcie miesiąca. Dzięki temu łatwo wychwycisz moment, w którym zaczęły powstawać nadgodziny albo niedogodziny.

Na dole raportu znajdziesz podsumowanie całego miesiąca, w tym sumę godzin dla każdego rodzaju wniosku osobno. Możesz więc szybko sprawdzić np. ile czasu przypadło na urlop, zwolnienie lekarskie czy inny rodzaj nieobecności.

💡 Co oznacza „w tym” przy nazwie wniosku?

Jeśli w podsumowaniu widzisz np. „w tym: Praca zdalna”, oznacza to, czas z danego wniosku jest częścią Zarejestrowanego czasu pracy. Pozostałe wnioski, np. Urlop wypoczynkowy, są doliczane do rozliczenia osobno.

Jeśli chcesz porównać szczegóły dla większej grupy osób, możesz wyświetlić ewidencję miesięczną całego działu lub wszystkich Pracowników w jednym widoku. Wystarczym że użyjesz filtrów nad tabelą, aby poszerzyć zakres danych.

ℹ️ Możesz pobrać ten widok do pliku Excela lub PDF. Zobacz, jak to zrobić ➡️

🔶 Ewidencja roczna

Ewidencja roczna pokazuje podsumowanie czasu pracy jednego Pracownika w całym roku. Zamiast przechodzić przez kolejne miesiące osobno, w jednym miejscu zobaczysz miesięczne sumy zarejestrowanego czasu pracy oraz czasu wynikającego z poszczególnych rodzajów wniosków.

Na dole raportu znajdziesz też podsumowanie roczne, w tym łączny zarejestrowany czas pracy, nominał oraz różnicę.

Roczny widok przyda się wtedy, gdy interesuje Cię cały przebieg roku – np. chcesz szybko sprawdzić, ile godzin przepracował wybrany Pracownik i jak wyglądał jego bilans w kolejnych miesiącach.

ℹ️ Możesz pobrać ten widok do pliku Excela lub PDF. Zobacz, jak to zrobić ➡️

🔐 Uprawnienia do raportu Ewidencji

Nie każdy użytkownik widzi w Ewidencji czasu pracy ten sam zakres danych – zależy on od typu konta i przypisanych uprawnień. Zobacz przewodnik po typach kont i uprawnieniach ➡️

Typ konta / rola	Dostęp do Ewidencji czasu pracy
Dział kadr	Ewidencja wszystkich Pracowników
Pracownik	Własna ewidencja
Przełożony	Własna ewidencja oraz ewidencja podwładnych
Tworzący harmonogramy	Ewidencja Pracowników wskazanych na liście dostępów

💡 Chcesz, żeby Przełożony miał dostęp do raporów dodatkowych osób?
Użytkownikom o typie konta Przełożony możesz wskazać dodatkowych Pracowników, których raporty czasu pracy będą mogli przeglądać – również wtedy, gdy nie są to ich podwładni. Zobacz, jak to ustawić ➡️

❓ FAQ

Na koniec zebraliśmy kilka pytań, które najczęściej pojawiają się przy pracy z Ewidencją czasu pracy. Znajdziesz tu odpowiedzi na tematy związane z obliczeniami, widokiem raportu i dostępem do danych.

Dane i obliczenia

Dlaczego nie widzę nominału?

Jeśli zamiast nominału widzisz „–”, najprawdopodobniej w profilu Pracownika jest włączona opcja Nieregularne godziny pracy.

Ta opcja sprawdzi się wtedy, gdy godziny pracy Pracownika różnią się między poszczególnymi dniami, ale nie da się ich zaplanować z wyprzedzeniem w Harmonogramie. Dowiedz się więcej ➡️

W takim przypadku HRnest nie oblicza nominału automatycznie – trzeba uzupełnić go ręcznie dla każdego miesiąca za pomocą opcji Edytuj nominał.

Jeśli jednak ten sposób pracy nie dotyczy danego Pracownika, możesz wyłączyć opcję Nieregularne godziny pracy w zakładce Zatrudnienie → Warunki w jego profilu.

HRnest zacznie wtedy automatycznie wyliczać nominał na podstawie ustawionych godzin pracy.

Jak edytować nominał?

Jeśli nominał w danym miesiącu powinien być inny niż wyliczony przez HRnest, możesz zmienić go na dwa sposoby.

W widoku zbiorczym kliknij ikonę trzech kropek przy wybranym Pracowniku i wybierz Edytuj nominał.

Jeśli jesteś już w szczegółowej Ewidencji, nie musisz wracać do widoku zbiorczego – kliknij ikonę ołówka obok wartości nominału w podsumowaniu.

Zmiana dotyczy wybranego miesiąca.

Jak HRnest oblicza Różnicę?

Różnica pokazuje, czy miesięczne rozliczenie Pracownika zgadza się z jego nominałem.

HRnest porównuje Nominał z wartościami w kolumnach Przepracowano oraz Nieobecności: (Przepracowano + Nieobecności) − Nominał = Różnica

Przykład:

Jeśli Pracownik ma nominał 168:00 godz., przepracował 160:00 godz., a w kolumnie Nieobecności ma 8:00 godz., Różnica wyniesie 0:00 godz.

Wartość ujemna oznacza niedobór godzin, a dodatnia – nadwyżkę.

💡 W szczegółowej Ewidencji możesz dodatkowo sprawdzić Różnicę dla każdego dnia oraz narastająco w ciągu miesiąca. To dobre miejsce, jeśli chcesz znaleźć moment, w którym zaczęły powstawać nadgodziny albo niedogodziny.

Gdzie sprawdzę, jakie nieobecności składają się na podsumowanie?

Kliknij nazwisko Pracownika w zbiorczej Ewidencji i przejdź do jego szczegółowego widoku miesięcznego.

Na dole raportu znajdziesz podsumowanie, w którym HRnest pokazuje każdy rodzaj wniosku osobno wraz z łączną liczbą godzin. Możesz więc szybko sprawdzić, ile czasu w danym miesiącu przypadło np. na Urlop wypoczynkowy, Zwolnienie lekarskie czy inne wnioski.

💡 Jeśli przy nazwie wniosku widzisz oznaczenie „w tym”, jego czas jest już zawarty w Zarejestrowanym czasie pracy. Nie jest więc dodawany do rozliczenia drugi raz.

**Czym różni się Praca zdalna od Pracy zdalnej z RCP?**

Te dwie wartości dotyczą pracy zdalnej, ale trafiają do raportu z dwóch różnych miejsc w systemie.

Praca zdalna pojawia się wtedy, gdy Pracownik ma złożony wniosek Praca zdalna. Jeśli korzystacie też z wniosku Praca zdalna okazjonalna, jego czas zobaczysz w osobnym wierszu.

Praca zdalna z RCP dotyczy sytuacji, w której Pracownik rejestruje czas pracy jak zwykle, ale przy rozpoczęciu pracy zaznacza, że pracuje zdalnie. Ten czas trafia właśnie do Pracy zdalnej z RCP.

Sytuacja	Pozycja w raporcie
Pracownik składa wniosek Praca zdalna	Praca zdalna
Pracownik rejestruje czas pracy i wskazuje pracę zdalną jako miejsce wykonywania pracy	Praca zdalna z RCP

Pozycja Praca zdalna z RCP pojawi się tylko wtedy, gdy macie włączone wskazywanie miejsca wykonywania pracy przy rejestracji czasu.

⚠️ Nie widzisz tych pozycji w swoim raporcie?

Możliwe, że nie masz aktywnego wniosku Praca zdalna lub masz wyłączone wskazywanie miejsca wykonywania pracy przy rejestracji czasu.

Widok i zakres raportu

Nie widzę konkretnego Pracownika w Ewidencji czasu pracy

Jeśli nie możesz znaleźć wybranego Pracownika, sprawdź po kolei kilka rzeczy:

Filtry
Upewnij się, że ustawione filtry obejmują Pracownika, którego szukasz. Sprawdź przede wszystkim Dział, Rodzaj umowy i Organizację – każdy z nich może zawęzić listę osób widocznych w Ewidencji.

Zablokowani Pracownicy
W zakładce Konfiguracja → Konta pracowników możesz mieć włączoną opcję Ukryj zablokowanych Pracowników w systemie. W takim przypadku zablokowane konta mogą nie pojawiać się w tym widoku.

Data końca współpracy
Sprawdź też datę końca współpracy w zakładce Zatrudnienie → Warunki w profilu Pracownika. Jeśli przypada przed okresem, który sprawdzasz, Pracownik może nie pojawić się w Ewidencji.

Uprawnienia
Jeśli wszystko powyżej wygląda poprawnie, przyczyną mogą być uprawnienia. W Ewidencji zobaczysz tylko tych Pracowników, do których masz dostęp zgodnie ze swoim typem konta i zakresem uprawnień. Dowiedz się więcej o dostępie do Ewidencji ➡️

Chcę sprawdzić szczegółową Ewidencję kilku Pracowników naraz

Kliknij nazwisko dowolnego Pracownika w widoku zbiorczym, aby przejść do szczegółowej Ewidencji.

Następnie użyj ikony lejka po prawej stronie ekranu i włącz dodatkowe filtry, np. Dział lub Rodzaj umowy – w ten sposób wyświetlisz szczegółowe dane kilku Pracowników naraz:

Chcę sprawdzić roczną Ewidencję kilku Pracowników naraz

W rocznej Ewidencji możesz sprawdzić jednego Pracownika naraz. Aby przejrzeć kolejne osoby, wystarczy zmienić Pracownika w filtrze u góry raportu.

Dostęp i uprawnienia

Czy Przełożony może mieć dostęp do raportów osób spoza swojego zespołu?

Tak. Jeśli przypiszesz mu rolę Tworzącego harmonogramy i wskażesz dodatkowych Pracowników na liście dostępów, będzie mógł przeglądać ich raporty czasu pracy. Dotyczy to nie tylko Ewidencji czasu pracy, ale też pozostałych raportów w module Czas pracy. Zobacz, jak to zrobić ➡️

❗ Tylko dla konta Przełożonego
Takie poszerzenie dostępu jest dostępne wyłącznie dla użytkownika z typem konta Przełożony. Konto typu Pracownik nie może otrzymać dostępu do danych innych Pracowników. Sprawdź, jak zmienić typ konta ➡️

💡 Masz bardziej niestandardowy przypadek?

Opisz nam, jakich danych potrzebujesz i do czego chcesz je wykorzystać. Część informacji z HRnest możesz pobierać również przez API albo przesyłać automatycznie dzięki integracjom z innymi systemami, np. przez Zapier.

Napisz do nas na pomoc@hrnest.pl – podpowiemy, jakie rozwiązanie najlepiej sprawdzi się w Twoim przypadku 🙂

Artykuły powiązane

Ewidencja czasu pracy – raport zbiorczy i szczegółowy