Miło Cię tu widzieć! 👋 Skoro konfigurujesz HRnest po raz pierwszy, to znaczy, że przed Wami ważny moment: przygotowanie systemu tak, żeby dobrze wspierał codzienną pracę Twojej organizacji.

Warto przejść przez ten etap uważnie, ale bez presji – nie wszystko musisz zrobić od razu 🕑

Poniżej znajdziesz najważniejsze obszary, które dobrze sprawdzić na start: wnioski, limity, rejestrację czasu pracy, bezpieczeństwo, konta Pracowników i dostęp do danych.

Część ustawień będzie potrzebna od razu, a część zależy od tego, z jakich modułów korzystacie i jak wyglądają Wasze wewnętrzne procesy.

Te elementy, które nie są obowiązkowe przy pierwszej konfiguracji, oznaczyliśmy flagą , żeby łatwiej było Ci zdecydować, co ustawiasz teraz, a do czego możesz spokojnie wrócić później.

Kilka elementów oznaczyliśmy także flagą – to ustawienia, których lepiej nie odkładać na później. Potraktuj je jako podstawę konfiguracji i przejdź przez nie spokojnie, ale nie zostawiaj ich bez decyzji.

Nie wszystko trzeba wiedzieć od razu – szczególnie przy pierwszej konfiguracji systemu. Jeśli pojawią się pytania lub chcesz się upewnić, że ustawiasz wszystko poprawnie, odezwij się do nas. Pomożemy Ci ruszyć dalej.

Pracę z HRnest zaczynasz na koncie Działu kadr. To Twoje administracyjne centrum dowodzenia – miejsce, z którego możesz dodawać użytkowników, zarządzać najważniejszymi ustawieniami i rozliczać urlopy oraz czas pracy Pracowników.

W systemie zawsze jest tylko jeden administrator główny, czyli główne konto Działu kadr. To konto jest przypisane do adresu e-mail podanego przy zakładaniu konta testowego – chyba że poprosiłeś nas o zmianę.

Administrator główny ma najszerszy dostęp w systemie. Widzi dane Pracowników i Przełożonych, może zarządzać ustawieniami HRnest i dodawać kolejnych administratorów, którzy pomogą w codziennej obsłudze systemu.

Dodatkowi administratorzy również korzystają z części administracyjnej, ale ich uprawnienia są nieco węższe – nie mogą np. tworzyć kolejnych administratorów ani całkowicie usuwać kont Pracowników.

Ważna rzecz na start: konto Działu kadr i konto Pracownika to dwa osobne konta. Jako administrator najpewniej będziesz mieć też swoje konto Pracownika – żeby składać swoje wnioski, rejestrować czas pracy, rozliczać delegacje albo uzupełniać dane w kartotece. 

Oba konta mogą być przypisane do tego samego adresu e-mail, ale muszą mieć różne loginy. To trochę jak dwa różne wejścia do HRnest – jedno do zarządzania systemem, drugie do korzystania z niego jako Pracownik.

Pomyśl o tej części jak o ułożeniu zasad gry przed startem. To tutaj określasz, jak Pracownicy będą składać wnioski, jak będzie działać rejestracja czasu pracy i które informacje będą widoczne dla odpowiednich osób.

Zdecyduj, do kogo mają trafiać wnioski składane przez Pracowników – np. wnioski o nieobecność, pracę zdalną czy nadgodziny.

Możesz wybrać prosty obieg do jednego Przełożonego albo bardziej rozbudowaną ścieżkę akceptacji, np. z Przełożonym I, Przełożonym II i Dyrektorem.

W zakładce Konfiguracja → Nieobecności → Rodzaje wniosków znajdziesz listę wniosków dostępnych w Twoim systemie. Zajrzyj tam na start i sprawdź, czy znajdują się na niej wszystkie typy wniosków, z których będziecie korzystać.

Brakuje Ci jakiegoś wniosku? Kliknij ikonę plusa i sprawdź, czy możesz dodać go samodzielnie z listy gotowych propozycji. Jeśli nie znajdziesz tam tego, czego potrzebujesz – napisz do nas, zobaczymy, co da się zrobić 🙂

Kalendarz dni wolnych w zakładce Konfiguracja mówi systemowi, które dni są robocze, a które nie. To ważne, bo na tej podstawie HRnest przelicza dni i godziny we wnioskach składanych przez Pracowników.

W systemie znajdziesz już kalendarz Standardowy z uzupełnionymi weekendami oraz dniami ustawowo wolnymi od pracy w Polsce.

Jeśli Twoja organizacja pracuje niestandardowo albo różne zespoły mają inne dni robocze, możesz utworzyć dla nich osobne kalendarze. Dzięki temu wnioski będą przeliczane zgodnie z tym, jak faktycznie pracują.

W kolejnym kroku ustaw listę sposobów, w jakie Pracownicy będą mogli zaznaczać rozpoczęcie i zakończenie pracy. To jeszcze nie jest przypisywanie sposobu konkretnym osobom – tutaj decydujesz tylko, jakie opcje będą później dostępne do wyboru.

Domyślnie wszystkie sposoby są włączone. Jeśli wiesz, że z któregoś nie będziecie korzystać, możesz go wyłączyć, aby nie pojawiał się później na liście przy konfiguracji kont Pracowników.

Pracownicy mogą rejestrować czas pracy na dwa sposoby: bezpośrednio w panelu HRnest, czyli w przeglądarce na komputerze lub urządzeniu mobilnym, albo za pomocą kodu QR skanowanego na wcześniej skonfigurowanym czytniku.

Jeśli chcecie korzystać z kodów QR, przygotuj wcześniej urządzenia, które będą działały jako czytniki. Następnie włącz dostęp do kodów QR wybranym Pracownikom, wygeneruj dla nich kody i przekaż je zespołowi. Pracownicy będą mogli znaleźć swoje kody również po zalogowaniu do HRnest, w zakładce Czas pracy → Kod QR.

Zdecyduj, jaki zakres danych ma być widoczny dla Pracowników w systemie – na przykład w kalendarzu nieobecności. Możesz ustawić, czy Pracownik widzi tylko swoje dane, dane osób ze swojego działu, organizacji czy całej firmy.

To ważne ustawienie na start, bo wpływa na to, ile informacji Pracownicy zobaczą po zalogowaniu do HRnest. Jeśli potrzebujesz bardziej złożonego dostępu dla wybranych osób, możesz później nadać im dodatkowe, niestandardowe uprawnienia.

Zanim wyślesz Pracownikom dane dostępowe, warto uporządkować zasady logowania. To dobry moment, bo niektóre ustawienia mają znaczenie już w momencie tworzenia kont Pracowników, do którego przejdziesz w kolejnej sekcji.

Tutaj zdecydujesz m.in. o polityce haseł, haśle tymczasowym, logowaniu przez Google lub Microsoft oraz dodatkowych zabezpieczeniach kont.

Domyślne ustawienia polityki haseł w HRnest przygotowaliśmy tak, żeby wspierały dobre praktyki cyberbezpieczeństwa: hasło musi mieć minimum 8 znaków, a system wymusza jego zmianę co 6 miesięcy.

To dobry punkt wyjścia i nie musisz nic zmieniać, jeśli pasuje do Waszych zasad. Jeśli jednak w Twojej organizacji obowiązują bardziej szczegółowe wymagania związane z bezpieczeństwem, możesz dostosować politykę haseł do własnych standardów.

Nie musisz ręcznie ustawiać hasła dla każdego Pracownika – HRnest ma już przygotowane domyślne hasło tymczasowe, które Pracownik otrzymuje w zaproszeniu do systemu. Możesz zostawić je bez zmian albo ustawić własne. Pracownik użyje go tylko na start, a po pierwszym logowaniu ustawi swoje własne hasło.

Logowanie zewnętrzne pozwala użytkownikom logować się do HRnest przez firmowe konto Google lub Microsoft.

Może to być tylko dodatkowy sposób logowania albo jedyna dostępna metoda. Jeśli włączysz logowanie wymuszone, użytkownicy nie będą logowali się standardowym hasłem do HRnest – podczas pierwszego logowania zostaną poproszeni o połączenie konta z Google lub Microsoft. Dotyczy to także Twojego konta administratora.

Weryfikacja dwuetapowa dodaje jeszcze jedną warstwę ochrony przy logowaniu do HRnest. Po wpisaniu danych logowania użytkownik otrzymuje kod na adres e-mail przypisany do jego konta i dopiero po jego podaniu przechodzi dalej.

Możesz włączyć tę opcję globalnie dla całej firmy, tylko dla administratorów albo dla konkretnych Pracowników – w zależności od tego, jak chcecie zabezpieczyć dostęp do systemu. To ustawienie może działać również razem z logowaniem zewnętrznym.

Teraz czas na przygotowanie kont osób, które będą korzystać z HRnest. To ważny etap, bo właśnie z tych danych system będzie korzystał później przy wnioskach, limitach, akceptacjach i widoczności informacji.

To trochę jak ustawianie mapy całego zespołu – żeby HRnest wiedział, kto jest kim, do kogo trafiają wnioski, jakie limity komu przysługują i jak ma wyglądać codzienna praca w systemie.

Konto Pracownika to podstawowe konto użytkownika w HRnest. Tworzysz je dla osób, które będą składać wnioski, sprawdzać swoje limity, rejestrować czas pracy albo zarządzać swoim zespołem – w kolejnym kroku określisz, który Pracownik ma zostać Przełożonym.

Teraz czas poukładać zespoły. Wystarczy kilka kliknięć, żeby istniejące konto Pracownika zamienić w konto Przełożonego i przypisać go do osób, którymi będzie zarządzać w HRnest.

Przełożeni standardowo mają wgląd w dane swoich bezpośrednich podwładnych. Jeśli u Was zarządzanie jest bardziej złożone, możesz poszerzać dostępy indywidualnie dla wybranych Przełożonych – dowiesz się o tym więcej w kolejnych krokach.

W tym miejscu pokazujesz HRnest, jak dana osoba pracuje: na jakiej podstawie jest zatrudniona i jakie godziny pracy obowiązują ją na co dzień.

Dzięki temu system nie musi zgadywać. Wie, ile godzin jest dla Pracownika normą, jak przeliczać jego wnioski i jak pokazywać go w systemie – jako Pracownika albo Współpracownika, w zależności od wybranego rodzaju umowy.

Teraz czas na limity, czyli wartości, z których HRnest będzie korzystał przy wnioskach z ograniczoną pulą dni lub godzin. Dobrym przykładem jest urlop wypoczynkowy – u jednych Pracowników będzie to 20 dni, u innych 26, dlatego taki limit uzupełniasz indywidualnie w profilu każdej osoby.

Ustal limit zgodnie z rzeczywistym wymiarem urlopu dla danej osoby. Gdy Pracownik rozpoczął pracę w trakcie roku, oblicz proporcjonalną wartość – pomoże Ci w tym nasz kalkulator urlopowy. A jeśli pracuje od początku roku lub kontynuuje zatrudnienie, wpisz pełną wartość, np. 20 albo 26 dni.

Jeśli konfigurujesz limity dla wielu Pracowników, zbiorczy import pozwoli Ci zrobić to dużo sprawniej. Wypełniasz jeden szablon, wgrywasz go do HRnest, a system uzupełnia limity w profilach Pracowników – bez przeklikiwania każdego konta osobno.

Wróćmy do listy metod rejestracji czasu pracy, którą ustawiliśmy wcześniej – pora wykorzystać ją przy kontach Pracowników. Dla każdej osoby wybierz odpowiedni tryb rejestracji oraz jej źródło: bezpośrednio w HRnest lub przez kody QR, jeśli masz je w swoim pakiecie. Możesz także całkowicie wyłączyć rejestrację czasu pracy dla osób, których ten moduł nie dotyczy.

To już ostatnie szlify przy konfiguracji kont Pracowników. Na tym etapie warto zadać sobie proste pytanie: czy są osoby, które w HRnest powinny mieć dostęp do czegoś więcej niż standardowo wynika z ich typu konta – np. jako Pracownik albo Przełożony swoich bezpośrednich podwładnych?

Jeśli tak, nadaj im odpowiednie role lub dodatkowe uprawnienia. Dzięki temu osoba odpowiedzialna za grafiki będzie mogła tworzyć harmonogramy, osoba rozliczająca delegacje dostanie dostęp do potrzebnych danych, a wybrany Przełożony zobaczy szerszy zakres informacji wtedy, kiedy faktycznie jest mu to potrzebne.

Jeśli przed startem w HRnest prowadziliście ewidencję nieobecności w innym systemie, Excelu albo po prostu w wewnętrznych zestawieniach, możesz przenieść część tych danych do HRnest. Nie jest to obowiązkowe, ale bywa bardzo pomocne – szczególnie wtedy, gdy chcesz mieć w systemie pełniejszą historię albo poprawnie uwzględnić zaległe limity urlopowe z poprzednich lat.

Nie musisz też odtwarzać wszystkiego od początku świata 😉 Jeśli zaczynasz korzystać z HRnest w trakcie roku, możesz po prostu nadać Pracownikom limity pomniejszone o to, co już wykorzystali poza systemem. A jeśli zależy Ci na historii wcześniejszych wniosków, możesz je wgrać – pamiętaj tylko, żeby najpierw uzupełnić limity za lata, których te wnioski dotyczą.

Ten krok jest wymagany, jeśli planujesz załadować do systemu wnioski z poprzednich lat – musisz wykonać go przed ich importem. Dzięki temu HRnest będzie miał z czego rozliczyć wcześniejsze wnioski i automatycznie pomniejszy dostępny limit po ich wgraniu.

Warto też uzupełnić zaległe limity wtedy, gdy Pracownicy mają jeszcze niewykorzystany urlop z poprzednich lat (np. 5 dni z ubiegłego roku) i chcesz, aby mogli skorzystać z niego w roku bieżącym. Po wpisaniu tych wartości w profilach system automatycznie uwzględni je przy składaniu nowych wniosków.

Nie musisz dodawać takich wniosków pojedynczo. Możesz zrobić to zbiorczo za pomocą prostego szablonu w pliku Excel – uzupełnisz w nim m.in. rodzaj wniosku, login Pracownika, daty od–do oraz kilka dodatkowych pól, a potem wgrasz gotowy plik do systemu.

Pamiętaj tylko o kolejności: najpierw limity, potem wnioski. Jeśli wgrywasz wnioski z wcześniejszych lat, HRnest musi mieć najpierw uzupełnione limity za te lata – inaczej nie będzie mógł poprawnie ich rozliczyć i import może zakończyć się błędem.

Gdy najważniejsze ustawienia są już gotowe, czas zaprosić Pracowników do HRnest. Dzięki temu będą mogli zalogować się do systemu i zacząć korzystać z tego, co dla nich przygotowaliście – wniosków, limitów, rejestracji czasu pracy i innych dostępnych opcji.

Najlepiej wysłać zaproszenia dopiero wtedy, gdy konta są już uzupełnione. Dzięki temu Pracownicy od razu trafiają do uporządkowanego systemu, a Ty unikasz pytań typu „czemu nie widzę swojego limitu?” już w pierwszych pięciu minutach 😉

Przed wysyłką warto jeszcze raz zerknąć na adresy e-mail. Jeśli są poprawne, możesz śmiało zapraszać zespół.

Za Tobą spory kawałek konfiguracji – teraz warto zadbać o to, żeby zespół też miał dobry start. Podeślij Pracownikom krótki poradnik, który pokaże im najważniejsze rzeczy: jak się odnaleźć po zalogowaniu, gdzie złożyć wniosek, jak sprawdzić limit i gdzie szukać podstawowych informacji.

Przełożeni dostaną swoją wersję poradnika, bo ich codzienna praca w HRnest będzie wyglądała trochę inaczej. Dzięki temu łatwiej odnajdą się w akceptacji wniosków, podglądzie zespołu i sprawach, które będą do nich trafiać.

Resztę możesz spokojnie dokładać z czasem – wtedy, kiedy złapiecie już rytm pracy z systemem. Harmonogramy, dodatkowe wnioski czy dokumenty w Kartotece nie muszą być gotowe pierwszego dnia, ale warto wiedzieć, że czekają na Was jako kolejne możliwości ⤵️

Harmonogramy sprawdzą się wtedy, gdy godziny pracy Pracowników są niestandardowe, ale z góry zaplanowane – np. przy pracy zmianowej, brygadach albo zespołach, które pracują w różnych dniach i godzinach. Dzięki harmonogramom HRnest wie, kiedy dana osoba faktycznie pracuje i może poprawnie przeliczać jej wnioski.

HRnest może pomóc nie tylko przy urlopach. Możesz dodać wnioski dotyczące benefitów, pakietów medycznych, zaświadczeń, ZFŚS albo innych spraw, które dziś obsługujecie mailowo lub w dokumentach.

W HRnest możesz przechowywać dokumenty związane z Pracownikami, np. umowy, badania lekarskie, szkolenia BHP, paski płacowe czy PIT-y. To dobre miejsce na uporządkowanie plików, do których chcesz mieć szybki dostęp z profilu Pracownika.

Nie musisz zapamiętywać wszystkiego po pierwszej konfiguracji. Gdy wrócisz do ustawień za tydzień, miesiąc albo przy kolejnej zmianie w firmie, możesz spokojnie korzystać z naszej Bazy Wiedzy – znajdziesz tam instrukcje, które pokazują, co kliknąć i na co zwrócić uwagę.

Nie masz pewności, od czego zacząć, które ustawienia uzupełnić od razu albo jak przygotować konta Pracowników? Zebraliśmy poniżej pytania, które najczęściej pojawiają się podczas pierwszej konfiguracji HRnest.